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意外な盲点？議事録作成ツールは出力機能の豊富さも大切！

ツール紹介

公開：2022年04月06日

最終更新：2024年10月8日

決定事項の伝達や情報共有、ときには業務活動や取引における
確かな証拠としての価値を発揮する「記録」は、ビジネスシーンに欠かせない存在です。

経営会議のような重大な会議はもちろん、お客様との商談や社内のラフなミーティングなど、
何かしらの形で記録を残す企業が多いと思います。
日々の業務で議事録作成に携わるビジネスパーソンも多いでしょう。

そんな皆さんに質問です。
せっかく苦労して作った議事録や議事メモを、誰にも共有せずに自分のPC内に置きっぱなし……なんてことはありませんか？

せっかく苦労して作成した議事録も、適切な部署へ回覧し、データとして蓄積しなければ業務に活かすことはできません。
また議事録作成ツールを導入しても、業務に合った出力機能が備わっていなければ、
適切なファイル形式に手動でコピー＆ペーストする必要が生じ、二度手間になってしまいます。

今回はそんな議事録の「共有・保管」に大きく関わる議事録作成ツールの出力機能について紹介します。

出力機能を使いこなすことで、議事録の共有・保管をスムーズに行うことができ、
業務に役立つデータとして議事録を活用できるようになります。

既に議事録作成ツールを使っている方も、これから導入を考えている方も、ぜひ見落としがちな「出力機能」に注目してみてください。

議事録作成ツールの「出力機能」はなぜ大切？

昨今、議事録作成を支援するツールは多く存在します。

その中でも「出力機能」は会議内容を共有するために重要な機能です。
出力機能の対応形式が不十分なツールでは、社内で議事録の拡張子が決まっている場合や、
社外に議事録を共有したい場合に、
データを別のファイル形式へ手動でコピー＆ペーストするなどの手間が生じてしまいます。

議事録作成ツールから適切な形式へダイレクトに出力するためには、対応形式が豊富で汎用性の高いツールを選択することが重要です。

ScribeAssistの出力機能

ここでは当社の議事録作成支援ツール「ScribeAssist」の出力機能についてご紹介します。

ScribeAssistの出力形式は全部で5種類です。

テキスト（書式なし）
Word文書
Excelブック
CSV（カンマ区切り）
Microsoft Teamsに投稿

あらゆる業務で活用できるよう、豊富な出力機能を搭載しています。

出力機能の使い方

〇出力方法を選択

「表形式での出力」を選ぶこともできます。

〇書式の設定

出力する際の文字の書体や大きさ、太さの設定もScribeAssist上で可能です。

〇出力する情報の選択

出力する情報項目の選択も可能。簡単に議事録の内容をカスタマイズできます。

ScribeAssistを使ってこんな議事録が作れます。

【ScribeAssistの画面】

・「句点ごとに改行する」設定をしたもの

・同一発話者の発言内容をまとめて表示する設定をしたもの

・表形式で出力したもの

・Excelブックで出力したもの

同じScribeAssistで作成した議事録でも、上記のようにさまざまな形式の議事録を出力できます。

また、任意の発言だけを絞り込んで出力することも可能です

・Excelブックで出力したもの
チェックを付けた発言だけを議事録として出力することで、
全文書き起こした議事録ではなく、重要な部分だけを抜き出した、簡易的な要約議事録を作成することもできます。

データの共有・保管について

議事録は作成するだけで終わりではなく、前述の通り共有・保管まで行って初めて真価を発揮します。
ScribeAssistでは、議事録をMicroSoft Teamsに直接投稿することができ、
簡単に社内メンバーへ会議内容を共有することが可能です。

もちろん議事録作成者と共有先の双方がScribeAssistのアカウントを所持していれば、データのエクスポート、インポートによる共有が可能です。

文字起こしデータだけでなく、音声データも簡単に出力できます。
スタンドアローン型なのでデータの出力から保管まで、全ての作業がPC内で完結します。

当社のお客様の中には、機密情報を扱う会議で利用しているため、録音したデータは全て会社で決められたフォルダで管理、ScribeAssist上のデータは出力後、すぐに削除する、という運用の企業もいらっしゃいます。
セキュアな環境で安心して簡単にデータ管理ができる点も、議事録作成においては重要なポイントになります。