株主総会議事録とは？必須の記載事項や書き方・ひな形を解説
株主総会議事録は株式会社における重要な意思決定を記録する書類です。会社法によって作成と保管が義務付けられており、正確な記載が求められます。本記事では株主総会議事録の法的要件や必須の記載事項について詳しく解説します。さらに議事録の書き方やひな形の活用方法に加えて、押印や保管に関するルールも紹介します。後半ではリアルタイム音声認識ソフトを活用して議事録作成の負担を軽減した具体的な事例をお届けします。正確さとスピードが求められる業務の参考として役立ててください。
目次
株主総会議事録とは？作成目的と法的義務
株主総会議事録の基本的な定義と法的な位置づけについて解説します。
会社法に基づく作成と保管の義務
株主総会議事録は会社法318条によって作成と保管が義務付けられている重要な文書です。これは株主総会における意思決定のプロセスや結果を公的に証明する役割を持つからです。税務調査や法務局への登記申請の際にも提出が求められるため、正確な記録が不可欠となります。
（議事録）
会社法 | e-Gov 法令検索 引用日：2026/7/6
第三百十八条 株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
２ 株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。
３ 株式会社は、株主総会の日から五年間、第一項の議事録の写しをその支店に備え置かなければならない。ただし、当該議事録が電磁的記録をもって作成されている場合であって、支店における次項第二号に掲げる請求に応じることを可能とするための措置として法務省令で定めるものをとっているときは、この限りでない。
株主総会議事録の必須記載事項
株主総会議事録に記載すべき事項は会社法施行規則によって明確に規定されています。具体的な項目と内容は以下の表の通りです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 開催日時と場所 | 開始時刻から終了時刻および開催場所 |
| 議事の経過と結果 | 会議の進行要領と質疑応答の概要および採決の結果 |
| 特定の意見や発言 | 法令に基づく監査役や会計参与などの発言内容 |
| 出席者の氏名 | 出席した取締役や監査役などの役員全員の氏名 |
| 議長の氏名 | 株主総会に議長を立てた場合の氏名 |
| 作成者の氏名 | 議事録の作成業務を行った取締役の氏名 |
このように整理して記載することで、作成時の抜け漏れを防ぐことができます。各項目の詳細についてさらに解説します。
開催日時および場所
株主総会が開催された正確な日時と場所の記録が求められます。会議が適法に開催されたことを客観的に証明する基本情報だからです。年月日だけでなく開始時刻と終了時刻を明記し、オンライン参加者がいる場合はその参加方法もあわせて記録します。
議事の経過要領と決議結果
議事の進行状況と各議案に対する結果を要約して記載します。どのような議論を経て最終的な決定に至ったかを後から確認できるようにするためです。一言一句すべてを記録する必要はなく、要点と可決や否決の結果が明確にわかるようにまとめることが重要です。
出席した役員および議事録作成者の氏名
会議に出席した役員全員と議事録を作成した取締役の氏名を記載します。誰が会議に参加し誰が記録の責任を負うのかを明確にするためです。記載漏れがあると法的要件を満たさなくなるため、作成後の確認を徹底することが求められます。
株主総会議事録の書き方とひな形
実際の作成に役立つ手法について解説します。
法務局のテンプレート活用がおすすめ
初めて議事録を作成する場合は、法務局が提供するひな形を活用するとよいでしょう。会社法で求められる法的要件を網羅したフォーマットになっており、記載漏れを防ぐことができるからです。自社の状況や定款の定めに合わせて適宜内容を調整しながら使用することで、スムーズな作成が可能になります。
法務局の提供する株主総会議事録のテンプレートは「株式会社変更登記申請書」の添付書面の一つとして以下サイトで紹介されています。
- 法務局 株式会社変更登記申請書 添付書面一覧
- 議事録例（サイト下部よりPDFもしくはWord形式でダウンロード可能です）
- その他の議事録の事例も同サイトに掲載されています
株主総会議事録の押印ルールと保管方法
完成した議事録の取り扱いルールについて解説します。
押印は原則不要だが例外に注意
現在の会社法では議事録への押印は原則として義務付けられていません。法改正により作成者である取締役の氏名記載のみで要件を満たすようになったためです。ただし定款で押印を定めている場合や、取締役会非設置会社で代表取締役を選定する場合などは例外的に押印が必要になります。
議事録の保管期間と電子データ保存
完成した議事録は本店で10年間かつ支店で5年間保管する義務があります。株主や債権者からの閲覧請求に応じるため、および後日の証拠として残すためです。紙での保存だけでなく、要件を満たせばPDFなどの電子データとして保存することも法的に認められています。
「ScribeAssist」を活用した株主総会議事録作成事例
6月は株主総会のシーズンです。上場企業にとっては株主と直接会い、事業について議論を交わすことのできる数少ない機会です。今回はそんな株主総会で、「ScribeAssist」を使用しました。ソフトを使って議事録を取ることができるのかを試してみました。
株主総会は、株式会社の最高意思決定機関として定められている重要な会合。会社の業績と計画を株主に伝える貴重な機会のため、どの会社も入念に計画を立てて取り組んでいます。
そのやり方は企業によって様々ですが、共通して大切なのが議事録の作成。発表した内容や株主と交わした質疑応答を記録にとり、今後の事業運営に役立てることが目的です。企業によっては総会中に文字起こしを行い、終了と同時に完成させて金融庁に提出することもあるそうですから、正確さだけでなくスピードも求められます。
今回はそんな株主総会の議事録作成において、リアルタイムで音声認識をしながらその場で文字を起こしと編集ができるソフトウェア「ScribeAssist」を使ってみました。
「ScribeAssist」と株主総会の相性
「ScribeAssist」には以下のような特徴があり、株主総会や重要な会議における様々なニーズに対応しています。
- 企業の大事な機密情報を外部に出したくない（オフライン）
- リアルタイムで音声認識をしたい
- 大事な部分を振り返りたい
- 話者を自動で認識したい
検証の当日は、音声レベル確認、カメラの位置、照明効果、マイク感度等々、入念に行われたうえで本番を迎えました。
別室では事務局が複数のディスプレイでモニタリングをしながら、発表者に当日のシナリオ原稿の送付や、株主からの質問に対する回答支援を遠隔で実施するなど、まさに秒単位の闘いが繰り広げられていました。
結果：音質が十分でない環境でも高い変換精度を確認
実際に、文字起こしをした内容がこちら。
音質は、スピーカーの音声をパソコンの内臓マイクで拾っているため、そこまで良くありません。そのような状況下でも、シナリオが用意されている部分については8割ほど、シナリオのない質疑応答部分については7割ほどの認識精度でした。「ざっくりと内容が分かればいい」といった目的であれば、この程度の精度で十分という印象です。会場のあちこちに這っている音声出力のケーブルからライン入力をすれば、認識精度はさらに高くなると思われます。
認識した文章の内容を視覚的に分かりやすくまとめるには、タグ・キーワード機能を使うと便利です。タグは自分で設定可能なので、「質疑応答」「議題」「課題」といった項目を設定しておけば、後からそのタグをつけた部分のみを絞込み、振り返ることが可能です。重要なキーワードを設定すれば、その部分を色付けすることもできます。（キーワードの入った文章を絞り込むことも可能。）
また総会の最中には、文字起こしした内容を即座に印刷して発表者に手渡す場面もありましたが、この作業に関しても＜「議事録」→「出力」＞という2つのコマンドで完了します。
総会の終了後に、音声と議事録を照らし合わせたいということもあると思います。そんな時は、起こした文章を選択すると自動で音声が再生されるため、それを確認しながら編集することが可能です。
まとめ
今回の検証の結果は、十分に理解できる記録が取れていたため成功だと言えるでしょう。必要な正確さとスピードを保ちながら、人件費と時間という二大コストを削減できると感じました。
今後、インターネットに接続しながら、複数人が遠隔で編集できるような機能が増えれば、総会終了と同時に議事録を完成することも可能になるはず。そうなれば、会議録からテレビの字幕まで、様々なシーンで活用できるかもしれません。
1分1秒を争う株主総会で議事録を取りながら、色々なアイデアが浮かんだ1日でした。
今回、検証に利用したAI議事録ツールの詳細はこちらです。
オフラインで完結し完全な機密保持を実現する「ScribeAssist」
「ScribeAssist」は、インターネットに接続しないスタンドアローン（オフライン）環境で、リアルタイムの文字起こしからAI要約までを完結できるソフトウェアです。
音声データや会議内容が外部のAIサーバーに送信されることが一切ないため、極秘の経営会議や個人情報を取り扱う面談でも、情報漏洩のリスクなく安全に利用できます。さらに、Google MeetをはじめとするWeb会議システムの音声と自分のマイク音声をPC上で直接取得できるため、複雑な設定は不要です。業界特有のビジネス用語にも強く、会議後の文字起こしや要約の修正にかかる手間を劇的に削減します。
実際に山九株式会社様では、株主総会に「ScribeAssist」を活用をいただいております。
株主総会の文字起こしや議事録作成で「ScribeAssist」の活用に加え、障害者差別解消法の改正により合理的配慮の提供が義務化されたことを受け「ScribeAssist」を活用した聴覚障害者向けの字幕表示に新たに取り組まれました。
導入にあたっては、誤認識により誤った内容が表示されてしまった場合に問題となるのではないかという懸念の声も社内から上がったとのことですが、音声認識の精度を高めるために専門用語を事前に登録するなど、誤認識を減らすための工夫も重ねられました。結果、字幕表示は好評をもって迎えられたとのことです。
セキュアなクラウドで手軽に一括文字起こし「ProVoXT」
リアルタイムでのテキスト化よりも、「録音・録画した音声データを後から効率よく文字起こししたい」という場合には、クラウド型音声認識サービスの「ProVoXT」がおすすめです。
高いセキュリティ基準を満たした国内のクラウド環境に音声ファイルをアップロードするだけで、スピーディーに高精度なテキスト化が完了します。また、企業や部署ごとに独自の単語を辞書登録できる機能を備えているため、独自の社内用語や略語が飛び交う会議の議事録作成においても、優れた認識精度を発揮するのが大きなメリットです。
「株主総会の議事録作成に利用してみたい」「まずは総会内容を文字起こしだけでもやってみたい」という方は、ぜひ以下のリンクから詳細な資料をダウンロードして、ご自身の課題解決につながるヒントを見つけてみてください。
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株主総会議事録に関するよくある質問（FAQ）
議事録作成に関して多くの人が抱く疑問に回答します。
株主総会議事録を作成しないと罰則はある？
議事録の作成や保存を怠った場合は罰則が科される可能性があります。会社法で定められた義務に違反することになるためです。具体的には代表者や役員に対して100万円以下の過料が科されるリスクがあるため注意が必要です。
株主総会議事録は誰でも閲覧できる？
誰でも閲覧できるわけではなく、株主および債権者に限り閲覧が認められています。会社の経営状況や意思決定プロセスを確認する正当な権利が法的に保障されているためです。ただし不当な目的での閲覧請求に対しては、会社側が拒否できるケースも存在します。
株主総会議事録は一人会社でも必要？
株主が1名だけの一人会社であっても、議事録の作成は必須です。会社法において会社の規模や株主数に関わらず作成義務が一律で定められているからです。税務調査や登記申請などで証明書類として提出を求められるため、必ず作成して保管しておく必要があります。
