株主総会シーズン。議事録作成の必要性について

６月・7月は、株主総会の最盛期です。
「何が」「どのように」話し合われたのかを記録する議事録作成は株主総会の必須業務のですが、
膨大な手間と時間がかかるため、業務量に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか？

当社の株主総会では、
クラウド型議事録作成支援ソリューション 「CyberScribe（サイバースクライブ）」を使い、
音声認識技術によりリアルタイムで文字起こし、議事録作成を行っています。

今回は、6月28日に開催した「第25回 定時株主総会」での議事録作成業務についてご紹介します。

★クラウド型議事録作成支援ソリューション「CyberScribe」とは
音声認識技術AmiVoiceを使い、
リアルタイムで文字起こし・翻訳・議事録作成を行う事ができるサービスです。

CyberScribeのサービス詳細は、
こちらの記事「音声認識で簡単に議事録作成！ CyberScribeのサービスを解説」をご覧ください。

株主総会での活用方法をご紹介します。

株主総会のリアルタイム議事録作成

会場の片隅にリアルタイム文字起こしのため、CyberScribe専用のブースを用意しました。

音声をPCに取り組むだけでリアルタイムに発話が文字化されます。
そのため、現地に待機するスタッフは1名です。

文字起こしされたテキストをリアルタイムで修正するため、書き起こしスタッフはリモートで参加しました。
場所を問わず、遠隔地から複数人で議事録作成業務が行えるのも、CyberScribeの特長の1つです。

会場に1名、リモートスタッフ4名、計5名で対応しました。

リアルタイム議事録作成の手順は以下の通りです。
①CyberScribeでリアルタイム文字起こし
音声認識技術により、リアルタイムで話した内容がどんどん文字化されていきます。
今回は使用しませんでしたが、日本語、英語、中国語、タイ語へのリアルタイム翻訳も可能です。

②リアルタイムに修正作業
文字起こしをしながら、株主総会中にリアルタイムで議事録を修正することができます。
CyberScribeは複数人での修正作業ができるので、
経営会議や株主総会など、会議後にすばやく議事録を提出する必要のある会議にぴったりです。

今回の総会では、4名の修正スタッフでリレー方式作業を行いました。
修正中の発言には、鍵マークがつくので、「今、どの部分が修正されているのか」が一目で分かります。

また、チェックボックスの機能により、修正が終わった箇所に緑のチェックをつけることで、編集完了箇所もすぐに分かります。

上記画面のように、漢字の表記がわからない部分は★のマークをつけてます。
検索機能で★を調べれば、該当部分を一覧で見ることも可能です。

各種修正が終わったら、Microsoft wordで自動書き出しができます。
これで議事録は完成です。

このようにCyberScribeを利用することで、スピーディーに効率良く株主総会の議事録作成が可能になります。
株主総会終了後から議事録の出力までにかかった時間は10分でした。

おわりに

今回は音声認識メーカー アドバンスト・メディアの株主総会議事録作成事情についてご紹介いたしました。

CyberScribeは、
ウェビナー、商談・面談、記者会見・インタビュー、顧客面談・顧客対応など、様々なビジネスシーンでご利用いただけるサービスです。

今なら1か月無料トライアルをご案内していますので、
「使ってみたい！」と思われた方は、是非一度ご連絡ください。

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次回の株主総会開催をよりスムーズにするためのツールとしてご活用いただければと思います。