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議事録とは？意味や目的・形式の種類・書き方のコツを解説！
会社で会議が行われる場合、議論の内容や取り決めを「議事録」として記録する場面があります。議事録には、会議参加者に会議の内容を共有するほか、会議に参加していない人に会議の内容を伝達する役割があります。議事録を作成する機会がある人の中には、「議事録の基本的な書き方が知りたい」「議事録を作成するコツを知りたい」という人もいるでしょう。
当記事では、議事録を作成する目的や基本的な2つの形式、議事録を書くときのコツなどを紹介します。議事録の作成に備えて基本的な情報を知りたいという人は、ぜひ参考にしてください。
目次
議事録とは？意味と目的を解説
議事録とは、会議において議論された内容や決定事項などを、忘れないよう記録に残したものです。ただし、コンサルティング会社においては、議事録は関係者への単なる報告書ではなく、クライアントへの納品物としての役割を持つ場合もあります。
議事録を作る目的は、会議参加者に備忘録として共有することと、会議に参加していない人や議論内容の関係部署に、会議の内容を伝達することです。そのため、議事録には正確性が求められます。
議事録を残しておくことによって、「どのような経緯で誰が決定したのか」「このような話は知らなかった」というような、後から生じるトラブルを防止できます。会議での決定事項を明確に記録しておき、業務を円滑に進めましょう。
議事録の2つの形式
一口に「議事録」と言っても、社内外のやり取りを残すものと、会社法の定めに則って作成する取締役会議事録などがあり、内容や形式、作成目的はそれぞれ異なります。議事録の形式には会話形式と要約形式の2種類があり、会議内容に応じた使い分けが必要です。
ここでは、議事録の2つの形式について詳しく説明します。
会話形式
会話形式とは、会議で交わされた会話内容を、時系列に沿って文章に残す形式です。発言者や発言内容について詳細に記録できるため、会議の雰囲気や決定に至る経緯が分かりやすいというメリットがあります。一方、会話形式のデメリットは、記録のメインは会話のやり取りであることから、決定事項や重要ポイントが伝わりにくい点です。
議事録の作成に会話形式を用いる場合は、会議中のすべての会話を文字に起こすと、分かりにくい記録になってしまいます。そのため、話し言葉を書き言葉に整えたり、敬称を略したりして、工夫するのがおすすめです。
会話形式の議事録は、作成に時間がかかる傾向があり、最近はあまり多くは使われていません。しかし、質疑応答がメインの会議などでは導入されています。
要約形式
要約形式とは、会議の内容を全体的に整理して分かりやすくまとめた形式です。要約形式は時系列である必要はなく、箇条書きなどを活用して話し合った内容を簡潔にまとめます。議事録を読む相手に、会議の決定事項や押さえるべきポイントが伝わりやすいのが特徴です。そのため、多くの会議では要約形式で議事録が作られています。
要約形式の議事録を作成する人に求められるのは、会議での発言の要点をまとめ、重要部分を選び出して記す力です。
議事録の必須項目
議事録を作る際の必須項目と内容を以下に挙げます。
| 基本事項 | 会議名や開催日時、開催場所や出席者名などを記載します。部署内の会議の場合、出席者の情報は氏名だけの記載で構いません。 複数部署からの参加がある場合は部署名と氏名を、また社外からの参加がある場合は会社名・役職・氏名を記録します。社内、社外の役職の高い順に記載しましょう。 |
|---|---|
| 会議の概要 | 会議の開催目的や議題を記載します。事前に会議概要を記載しておくと、会議の全体像を把握しやすくなり、効率的に議事録を作ることが可能です。 |
| 決定事項・未決定事項 | 会議で決定したことを議題ごとに明記します。決定しなかったことや検討すべき点がある場合は、決定事項と分けて記載しましょう。 |
| 次回の開催予定 | 次回の会議を開催する必要がある場合は、決まっている日程の正確な日時と場所を記載します。会議日程が未定の場合、候補日時があれば記載しておき、会議に参加しなかった人にも知らせましょう。 |
| 配布資料 | 会議で資料を配布した場合は、資料名を記載するのがおすすめです。議題ごとに配布資料名やURLを記しておくことで、会議の欠席者も内容を詳しく把握できます。 |
| 配布先の部署名・議事録の作成者名 | 議事録を配る部署名と、議事録作成を担当した人の所属・氏名を明記します。 |
議事録の書き方のコツ
議事録の作成が上手な人には、下記のような特徴があります。
- 録音機能や録画機能を持ったツールを活用している
- 会議の目的や議題を予習し、把握している
- 決定事項や持ち越しになった事項を必ずメモしている
- 聞き漏れや不明点がないよう、会議中や会議終了後に積極的に質問している
ここでは、質の高い議事録をスムーズに書くためのコツを5つ紹介します。
議事録の構成を事前に決めておく
会議の事前準備として、議事録の構成を考えておきましょう。前回の議事録や必須項目を参考に構成を作り、分かっている項目はあらかじめ埋めておきます。
各項目の表記方法を決めておくのもおすすめです。例えば、和暦と西暦のどちらで表記するのかを押さえておけば、議事録作りを効率化できます。また、会議中の発言で使われそうな専門用語については、あらかじめ調べておくことで、会議の理解度がより深まるでしょう。
簡潔な文章で書く
読む人が短時間で内容を把握できるよう、議事録は簡潔な文章で書くことが大切です。発言の一言一句をすべて書き写すのではなく、重要なポイントを抜き出して分かりやすくまとめましょう。
長い議論が交わされた場合は、箇条書きで要点を示すと視覚的に読みやすくなります。情報を加えたいときには、箇条書きの後に短い補足説明を記載するとよいでしょう。また、敬語や「です・ます調」を用いた文章は長くなる傾向があるため、「だ・である調」を使用するのが簡潔な文章を書くのに効果的です。
代名詞の使用を避ける
議事録の作成で代名詞を使用すると、情報が読み手に正しく伝わりません。下記のような言葉は代名詞にあたります。
- 今週
- 来年
- 先日
上記の言葉は、会議中の発言で多用される言い回しです。しかし、そのまま書き起こすと、読み返したときに分かりにくい議事録になります。具体的な日時・数字・固有名詞に変換して記載しましょう。
例えば「今週」を表現する場合は、「2023年4月10日週」のように、日曜か月曜の日付に「週」を付けて表現します。また、月日だけの記載では1年後には分かりにくくなるため、必ず年も記しましょう。
5W1Hを利用する
質の高い議事録の作成には、情報の整理が欠かせません。5W1Hを利用して書くことで、簡潔で分かりやすい議事録を作れます。
5W1Hとは、下記英単語の頭文字をとったものです。
- いつ（When）
- どこで（Where）
- だれが（Who）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
例えば、「いつ（When）」には会議の開催日時、「どこで（Where）」には会議の開催場所などが該当します。議事録の作成時に5W1Hを利用すれば、記載すべき内容の書き漏れを防ぐことが可能です。
過度にこだわりすぎない（可能な限り早く提出する）
議事録には「会議の備忘録としての役割」「会議に参加していない人への情報共有としての役割」があるため、迅速な提出が重要です。議事録は編集やデザインにはあまりこだわりすぎず、会議が終わってから24時間以内に提出するとよいでしょう。
完成度の高い議事録を初めから作れる人はいません。24時間以内に提出すれば、議事録内容に不備がある場合でも、上司や先輩が上手に修正してくれることもあります。
効率よく議事録を作成するには、自動議事録作成ツールが便利です。オフラインのAI音声認識アプリケーション「ScribeAssist」は、音声録音・テキスト化・編集・要約の作業を、ワンストップで実現します。
まとめ
議事録とは、会議などで議論された内容や決定事項を記録したものです。議事録には会議参加者に向けた「備忘録」としての役割や、会議に参加していない人に向けた「会議内容の伝達」としての役割があります。
一般的な議事録の種類は、会話内容を時系列に記録する「会話形式」と、会議内容を整理して記録する「要約形式」の2つです。議事録を作成する際は、読む人が短時間で内容を把握できるようにポイントを抜き出して書きましょう。