自治体の議事録作成の実態

全国の自治体にとって、議事録作成は欠かせない業務です。住民に対して情報をきっちり公開することは、行政の透明性を保つ上で非常に重要だからです。そのため、会議の内容を正確に、スピーディーに公開できるよう各自治体はさまざまな努力や工夫をしています。

皆さんは、自治体の議事録作成がどのような方法で行われているのかご存じですか？

従来の主な方法としては、下記2つが挙げられます。

①会議内容の録音データを聞きながら、自治体職員が手作業でテープ起こし

②専門業者に録音データを渡してテープ起こしを依頼し、納品されたものを職員がチェック

自治体の規模によって、あるいは会議の種類や内容に合わせて、どちらかの方法を選択するケースが多かったのです。

従来の方法の問題点とは？

自治体の職員がテープ起こしを行う①の方法は、費用がそれほどかからずに済む点や、情報漏えいの危険性が低い点などがメリットと言えるでしょう。ただ、テープ起こしに関してプロではない人間が、ある程度の長さの音声を文字に書き起こすとなると、非常に時間がかかります。特に、自治体の議事録は住民に公開するものですから、正確な内容を書き起こすために細心の注意を払う必要があります。その結果、職員の残業が増えたり、通常業務に支障をきたしてしまったりなど、問題も生じがちだったのです。

では、テープ起こしのプロに委託するという②の方法はどうでしょうか？　費用は少々高くなるものの、正確さやスピードの面では、自治体職員の手作業と比べてかなり安心度が高いといえます。実際、重要な会議の場合は専門業者に委託して、それ以外のものは内部の職員が対応するという方法をとる自治体は多いです。

しかし、②の方法には、意外な問題が隠されています。議事録作成は行政に関わる仕事ですから、各自治体がそれぞれの地域内に事業所を持つテープ起こし業者に委託していると思いがちですが、実はそうとは限りません。他の市町村、あるいは他の都道府県の業者に依頼をするケースがたびたび見受けられるのです。

議事録作成を地元住民に任せる

自治体の仕事を他地域の業者に任せて、その対価を支払うということは、言わば税金が他の地域に流れるということなのです。それがルールに反するというわけではないのですが、やはりその自治体の中で税金を循環させたほうが、メリットが大きいはずです。もちろん、自治体内に議事録作成に対応できるテープ起こし業者が存在しないという地域もあるでしょう。しかし、その地域に住んでいる住民に業務を委託できる環境やシステムを整えられれば、税金を自治体の中で循環させるということが可能になります。

また、この方法におけるメリットは税金の面だけではありません。他地域に住む人よりも地元住民の方が、その土地のさまざまな話題に精通していますし、方言などもしっかり聞きとることができるのです。他地域の人間がテープ起こしを行う場合、ローカル色の濃い話題や聞き馴染みのない方言などが出てくると、すぐには内容を理解ができず作業の手が止まってしまいがちでしょう。

さらに、地元住民はテープ起こし作業を通して、自治体の業務に間接的に関わることが可能になります。自分が住んでいる地域の自治体にあまり興味がないという人も、自然と行政に意識を向けるようになるため、地域全体の活力の高まりも期待できます。

音声認識システムの利用で、住民によるサポートが可能に！

地元住民に議事録作成をサポートしてもらうことでメリットが生まれるとしても、やはりテープ起こし経験のない素人に、いきなり書き起こしを任せるとなると不安が大きいかもしれません。

そこで役に立つのが「音声認識システム」です。これは、録音した音声データをコンピュータに認識させ、自動で文字に変換するシステムです。このシステムをうまく活用することで、テープ起こしの難易度のハードルがかなり下がるため、初心者でも取り組みやすくなります。つまり、自治体が音声認識システムを導入すれば、地元住民にテープ起こし作業を任せやすくなるのです。

そして現在、この音声認識システムを導入している自治体が少しずつ増えています。新しい議事録作成方法として普及し始めているのは、有益な方法だと認める人が多いからでしょう。

アドバンスト・メディアの「AmiVoice^® MinutesWriter」

アドバンスト・メディアでは「AmiVoice MinutesWriter」という製品を取り扱っており、全国のさまざまな官公庁で、既に利用されています。このシステムを導入すれば、会議の音声を自動テキスト化できるため、議事録作成の負担やコストを減らすことが可能になるのです。

コンピュータが音声データを100%正確にテキスト化できるというわけではないので、最終的には人間の耳によるチェックと、単語や文章の修正は必要です。ただ、このシステムを利用せずに最初から人間の手作業のみでテープ起こしを行った場合と比較すると、議事録作成にかかる時間はかなり短縮されます。

自治体職員が議事録作成をしていた場合ならば、その担当者の負担が軽減され、通常業務がはかどるようになるでしょう。また、専門業者に委託していた場合ならば、外注の必要がなくなるためコストが削減されます。

さらに、議会が行われてからその内容を公開するまでの期間が短縮できるため、情報を知る側にとってもメリットがあります。

おわりに

アドバンスト・メディアの「AmiVoice MinutesWriter」を実際に利用している複数の官公庁が、システム導入によって良い変化を実感できたという内容の感想を述べています。

従来のやり方を一新するようなシステムの導入には不安を感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、時代の流れは、テープ起こしから音声認識へ確実に変化しつつあります。自治体にとっても、地元住民にとってもメリットが期待できる音声認識システムは、検討の価値があるものと言えるでしょう。