学校法人 産業医科大学

議事録作成にかかる多くの時間と労力が課題

産業医科大学では、議事録作成のためにICレコーダーで録音した音声から文字起こしを行っていました。人数が多い会議では聞き取りづらい箇所もあり、何度も聞き返す必要がありました。また、音声データから該当する箇所を探す作業も大変で、多くの時間と労力を費やしていました。会議中にメモを取った内容をもとに要約した議事録を作成することもありましたが、すべてをメモするのは大変で、聞き漏らしも発生していました。

こうした課題を解決するため、担当者は無料の文字起こしツールや要約ツールを使用していましたが、無料ツールの精度が低く、修正作業に手間がかかり、結局手作業に戻ることもありました。

課題解決のためにAIの活用を検討

議事録作成に関する課題を解決するため、AIを利用したシステムで業務負担軽減を図ることを検討しました。Web検索で「ScribeAssist」の存在を知り、無料トライアルも可能だったため導入を検討しました。

比較検討の結果、最も精度が高かった

導入前にはいくつかの文字起こしサービスと比較検討を行いました。評価ポイントとしては、文字起こし・要約の精度が高いことが最も重要視されました。それ以外にも、リアルタイム認識とファイル認識の両方が可能であること、ライセンス形態が同時アクセス可能で効果的な利用できること、操作が簡単であることなどを確認しました。

その結果、最も精度が高く、その他のポイントも満たしていた「ScribeAssist」を選定しました。話者識別機能や医学用語の認識に対応していること、スタンドアローン型のためデータが内部に保存されること、同時利用数に応じた課金のため月ごとの利用時間制限がないことも評価しました。

約10部署のさまざまな会議体で活用中

「ScribeAssist」の導入により、高い精度で文字起こしが可能になり、文字起こしの手間が大幅に削減されました。また、修正が必要な場合にも、聞き返したい箇所をピンポイントで再生できるため、音声を聞く時間が大幅に減りました。ICレコーダーなどで録音している場合でも、重要なキーワードや数字を拾ってくれるため、議事録作成がスムーズになりました。現在、約10部署のさまざまな会議体で「ScribeAssist」を活用しており、社内システムで予約できるようになっています。

AI要約機能によるさらなる効率化

本学では、AI要約機能も積極的に活用しています。文字起こしは100%正確ではありませんが、修正せずにそのままAI要約を行っています。多少の誤認識があっても、ポイントを抑えて議事録形式に要約してくれるため、軽微な修正で議事録が完成し、非常に便利です。現在は利用しているほとんどの部署でAI要約機能を活用しています。特に20人前後の報告会のような、一人ひとりにグースネックマイクが用意されている会議では、録音環境が良く文字起こしの精度も高いため、要約結果も正確です。

一般的なAI要約機能はクラウドにデータが保管されますが、「ScribeAssist」の場合、要約結果は端末内に保存されるため、セキュリティ面でも安心です。

※ AI要約機能の利用にはインターネット接続が必要ですが、文字起こし内容や要約結果はクラウド上には保存されません。

利用している部署からの声

• 外部の業者に文字起こしを依頼していた場合、2時間強の会議で納品までに1週間以上かかっていましたが、依頼が不要になったため、議事録完成までの時間短縮とコスト削減に繋がりました。
• 別の文字起こし製品を利用した場合、編集・修正に10時間以上かかっていたが、半分以下の時間で済むようになりました。
• 文字起こしとAI要約により、30分かかっていた記録作成が10分以下に短縮されました。