国立大学法人 大分大学

文字起こし作業が業務的にもコスト的にも負担に

本学の総務部では、複数の会議で議事録作成を担当しています。議事録は会議後に可能な限り早く作成する必要がありますが、以前はICレコーダーや会議室のシステムで録音した音声を聞き返しながら手作業で文字起こしをしていました。この作業は議事録を作成する担当者にとって大きな負担となっていました。

また、文字起こしを外部委託する場合もありましたが、コスト的にも負担が大きかったです。また、議事録作成が不要な場合でも発言を確認するために手作業で文字起こしを行うことがあり、多くの時間を要していました。

こうした負担を軽減するために、AI音声認識を活用した議事録作成サービスの導入を検討しました。調査の結果、「ScribeAssist」の存在を知り、導入を検討し始めました。

高い認識精度とデータが外部に出ないことが決め手

サービスの選定においては、文字起こしの精度が高いことが必須条件でした。また、文字起こしした内容がクラウドを含めて外部に出ないことも重要なポイントでした。「ScribeAssist」は文字起こし精度が高く、また、スタンドアローン型のため音声や文字起こし結果が外部に出ないため、本学にとって最適だと判断し導入を決定しました。

議事録作成作業が効率化されコストメリットも

「ScribeAssist」の導入により、手作業での文字起こしから、「ScribeAssist」で文字起こしした結果を、音声を聞きながら修正する方法に変更できました。その結果、今まで数時間かかっていた会議の文字起こしが、早ければ1時間もかからず完了できるようになりました。また、外部の専門業者に依頼していた文字起こしも大学内で対応できるようになり、経費削減にも大きな効果がありました。

手直しがほとんど必要なくさまざまなシーンで活用中

現在、大学内の会議や小規模な打ち合わせなど、さまざまなシーンで「ScribeAssist」を活用しています。録音環境にもよりますが、手直しがほとんど必要ない精度で文字起こしされるため、大学全体で大きな業務負担軽減につながっています。