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【イベントレポート】生産性を上げる最新の会議DXツールとは？
2024年10月8日（火）に、株式会社オカムラ様、ナイスモバイル株式会社様と共催で、ウェビナー「ディスプレイ × マイク × 音声認識で会議は変わる！生産性を上げる最新の会議DXツールのご紹介」を開催しました。本記事では、ウェビナーの内容をまとめてお届けします。
目次
会議のDXとその変化について
まず初めに、会議のスタイルの変化や、注目されている「会議DX」についてご説明しました。
従来の会議のスタイル
従来、会議は主に対面で行われていました。会議室に集まり、紙の資料を配布して進行することが一般的でした。会議のために出張することもあり、会議の準備や進行に多くの時間と労力がかかっていました。また、会議資料の印刷や配布、会議室の予約など、物理的な準備が必要でした。
コロナ禍での変化の結果
コロナ禍により、リモートワークが急速に普及しました。これに伴い、ZoomやTeams、Google MeetなどのWeb会議システムや、マイクやカメラなどのWeb会議ツールが広く利用されるようになりました。これにより、会議の形態が大きく変わり、現在では対面とリモートを組み合わせたハイブリッド形式の会議が主流となっています。その結果、会議の柔軟性が向上した一方で、会議の数が増え、業務の負担になっている企業も多いと思います。
会議の効率化と生産性向上を実現する会議DXツール
そんな中で、会議DX（デジタルトランスフォーメーション）が注目されています。DXというとバックオフィスの業務のイメージが強いかと思いますが、経営課題解決のためには「会議DX」が非常に重要です。
会議に関するアンケートを取ったところ、以下のような結果が出ています。
| 会議の平均開催頻度 | 3.7回/週 |
| 1回あたりの平均準備時間 | 33分 |
| 会議の平均開催時間 | 50分 |
つまり、1週間における会議に関する時間は、約5時間※1、業務の約10％※2を占めると言えます。この会議を効率化することは大きな効果を発揮するため、会議DXツールが幅広く注目されています。
※セルフ型ネットリサーチ | Fastask でのアンケート結果
※1 （33分 ＋ 50分）× 3.7回 ＝ 307.1分
※2 1週間あたりの労働時間が40時間（8時間 × 5日）として
会議DXツールのご紹介
会議DXのトレンドのご紹介に続いて、会議DXツールの紹介を行いました。
ScribeAssist（株式会社アドバンスト・メディア）
「ScribeAssist」は、AI音声認識によって会議を自動的に文字化するツールです。話者認識やキーワードハイライト、タグ付け機能により、重要な発言を簡単に抽出できます。また、AI要約機能を活用すれば、文字化した内容を自動的に議事録形式に要約してくれるため、効率的に議事録作成が可能です。
議事録作成以外にも、リアルタイムに字幕表示することもできるため、情報保障などにもお使いいただけます。本ウェビナーでも、リアルタイムに字幕を常に表示させていたため、聞き逃した場合にも確認が簡単です。
TALKHUB（株式会社オカムラ）
「TALKHUB Ⅱ」は、最大15台の集音マイクやウェアラブルマイクをBluetooth®接続できるハブです。通常の置き型スピーカーマイクの場合、スピーカーが内蔵されているため閉じられた会議室などでしか使うことが出来ません。また、回り込みやノイズを拾ってしまったり、広い会議室だとマイクが遠くてうまく相手に伝わらないこともあります。
TALKHUB Ⅱ を活用した場合、複数のマイクを同時に接続できるので、大規模な会議や広い会議室でも全員の声を近い距離からしっかりと拾うことができます。Web会議が円滑に進むのはもちろん、録音品質向上により音声認識率が向上し、会議の内容が正確に文字起こしされます。また、無線接続により、マイクの配置や取り回しが簡単で、会議の準備時間を大幅に短縮できます。
MAXHUB All in One Meeting Board（ナイスモバイル）
「MAXHUB All in One Meeting Board」は、タッチパネルディスプレイにカメラ、マイク、スピーカー、Windows OSが一体化した製品です。オリジナルのホワイトボード機能やプレゼン機能、Web会議機能を備え、対面でもWebでもハイブリッドでも、すぐに会議を始められます。最新のV7シリーズでは、AI搭載/5000万画素の3眼カメラや16個のマイクが搭載され、より高品質な会議体験を提供します。
MAXHUB All in One Meeting Boardの特徴として、タッチパネルディスプレイが挙げられます。これにより、会議中に資料に直接書き込んだり、図を描いたりすることができます。また、プレゼン機能を活用することで、パソコンやスマートフォンの画面を簡単に投影し、資料を共有することができます。ワイヤレスドングルを使えば、簡単に画面を投影できるため、スムーズなプレゼンテーションが可能です。
会議DXツールの活用シーンと導入効果
最後に、クロストーク形式で会議DXツールの活用シーンと公開についてご紹介しました。
医療業界
医療業界では、理事会や現場の監査、申し送りなど、さまざまなスケールの会議でDXツールが活用されています。特に、マスクを着用している医師の声をしっかりと拾い、リモート参加者にもクリアに伝え、自動的に文字化される点が評価されています。また、例えばレントゲン画像などを表示させ、リアルタイムに書き込んで情報を更新していくことができるのも、医療現場においては有効です。
建築・不動産
建築や不動産の現場では、大量の紙図面をデジタル化し、リアルタイムでの情報共有が可能になります。これにより、会議の準備時間が大幅に削減され、効率的な会議運営が実現します。特に、大規模なプロジェクトでは、参加者全員が同じ資料を共有し、リアルタイムで意見を出し合いながら直接ミーティングボードに書き込んでいくことで、プロジェクトの進行がスムーズになります。会議後には、発言内容の議事録だけでなく、書き込んだ資料もあわせてすぐに共有が可能です。
自治体・公共機関
自治体や公共機関でも、これらのツールが導入されています。災害対策会議や研修会など、さまざまな場面で活用されており、迅速かつ正確な情報共有が可能になっています。特に、災害時にはリアルタイムでの情報共有が重要であり、これらのツールを活用することで、すばやく情報整理・共有を行い、迅速な対応が可能になります。
まとめ
最新の会議DXツールを導入することで、会議の効率化と生産性向上が期待できます。ScribeAssist、TALKHUB Ⅱ、MAXHUB All in One Meeting Boardなどのツールを活用し、現代のビジネス環境に適応した会議運営は必須です。これらの会議DXツールを導入することで、会議の準備時間が大幅に削減され、効率的な情報共有が可能になります。
特に、音声認識技術を活用することで、議事録作成の手間を大幅に削減し、重要な情報を迅速に共有できます。また、ハイブリッド会議の増加に対応し、どこからでも積極的に参加できる柔軟な会議環境を提供します。これにより、会議の質が向上し、参加者全員が積極的に会議に参加できるようになります。
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