大分県中津市役所

議事録作成時間を約50%削減。窓口での会話を字幕表示し、コミュニケーションのバリアフリー化も実現へ。

課題

議事録の完成までに会議の約2倍の時間がかかっていた
他の業務もこなしながら議事録を作成する必要があるため、精神的な負担になっていた

効果

文字起こしが不要になり、議事録作成時間を50％以上削減
文字起こし結果と音声が紐づいているため、効率よく編集作業ができる

会議の2倍の時間をかけて議事録作成

審議会などの重要会議などでは議事録を作成しています。従来は議事録作成のため、ICレコーダーなどで録音したデータを会議終了後に繰り返し聞きながら文字起こししていました。そのため、議事録の完成までに会議の約2倍の時間がかかっていました。

完成までに4時間近くかかる場合もあり、精神的な負担にも

特に、月１回１時間程度の審査会の場合は、専門家による審査のため多くの委員が入れ替わり専門用語を交えて発言することから、議事録の文量が多くなってしまいます。そのため、議事録作成に４時間近く費やしていました。議事録作成の担当者は、迅速かつ正確に情報を共有する必要があり、また、他の業務もこなしながら議事録を作成しなくてはならないため、精神的な負担になっていました。

導入ユーザーからの高い評価を聞き検討を開始

庁内の業務効率化を検討する中で、作業時間が多い議事録作成業務の効率化を検討しました。良い議事録作成支援ツールはないかと探していていた中、「ScribeAssist」を導入しているユーザーからの高い評価を聞き、導入を検討することになりました。

認識精度が高く、AI話者識別機能も便利

実際に「ScribeAssist」をトライアルしたところ、音声認識精度の高さに驚きました。また、文字起こし結果と音声が紐づいているため、効率よく編集作業ができる点も魅力的でした。AI話者識別機能によって発言者も自動で紐づくため、業務削減効果が見込めそうだと判断し、導入を決定しました。

議事録作成時間を50％以上削減

導入によって文字起こしが不要になり、議事録作成時間を50％以上削減できました。業務担当者の時間的な負担だけでなく、精神的な負担も減らすことができています。

窓口での会話を字幕表示するディスプレイの実証実験を開始

また、議事録作成以外に、「ScribeAssist」の字幕ポップアップ機能と透明ディスプレイによる窓口でのリアルタイム字幕表示について、導入に向けた実証実験を行っています。相手の表情や仕草を見ながら字幕情報を確認できるため、来庁された際に、いつでも気軽にコミュニケーションをとれる環境を整備できると考えています。