北海道 剣淵町役場

以前使用していた文字起こしサービスに課題

以前は、文書編集Webサービスに搭載されている音声認識機能を利用して、会議で録音した音声ファイルを文字起こししていました。その文字起こし機能には単語登録機能が備わっていなかったため間違いが多く、録音を聞きながら固有名詞などを修正する必要があり、議事録作成に膨大な時間がかかっていました。

議事録作成が負担でストレスになっていた

議事録を作成する会議は、年間30回程度、合計120時間ほどあります。それらの議事録作成には合計で年間600時間程度かかっていました。議事録は半永久的に残るもののため、発言を正確に文字起こしする必要があります。会議室によっては声が聞き取りにくく、日々の業務もあるため議事録作成だけに集中することができず、ストレスを感じることもありました。そういった課題を解決するため、議事録作成システムの検討を開始しました。

他の市町村の話を聞いてトライアルを開始

そんな中、近隣の市町村が集まる会議で議事録作成システムが議題にあがりました。そこではいくつかのサービスをテストした市町村もおられたため、使用した感想を聞くことができました。その情報を参考に「ScribeAssist」のトライアルを行いました。

簡単に使えて認識精度が高いため高評価

トライアル時には複数の会議で使用しましたが、誰でも簡単に使用できる点や文字起こしの精度がとても高い点が実際に使用した職員からの評価が高く、業務量の軽減も見込めることから導入を決定しました。

議事録作成時間が1/3以下に

「ScribeAssist」を使うことで、文字起こし・編集・発言者の入力などが会議中リアルタイムにできるようになり、導入前に比べて作業量が減りました。業務の効率化を図ることができています。具体的には、2時間の会議の議事録作成に以前は10時間程度かかっていましたが、今では3時間程度で作成を終えることができています。導入してからそんなに時間が経っておらず、まだ操作に慣れていない部分もありますが、今後も使用していくことでより効率化を図ることができると考えています。

議会以外のシーンでも活用中

「ScribeAssist」は、誰でも簡単に編集することができるため、インターンシップに来ていた高校生でも使用することができ、より実践的な体験をしてもらうことができました。議会事務局だけでなく、会議録を作成する他の部署も使用していますが、業務量を軽減できています。持ち運びのマイクを活用することで、会議室が変わっても簡単に使えるため非常に便利です。