宮崎県 三股町役場

会議時間の2〜3倍を要した議事録作成

以前は、ICレコーダーで録音した音声を会議後に聞きながら文字起こしをしていました。雑音で聞き取りづらかったり、巻き戻しの操作を誤ると最初から聞き直しになったりと、細かな手間の積み重ねも作業時間を押し上げていました。また、ICレコーダーを使えない会議では、複数人の記録係が内容をすり合わせて議事録を作成しており、会議時間の2〜3倍程度の時間がかかっていました。窓口部署では来客対応も重なり、さらに時間がかかることもありました。

認識精度の高さと自治体に適した豊富な機能が導入の決め手

議事録作成の効率化は以前から検討していた課題でした。自治体の環境でも使える議事録作成ツールの情報を集めていたところ、公式ホームページで「ScribeAssist」の存在を知りました。

導入を決めた一番のポイントは認識精度の高さです。さらに、音声を学習して参加者の声を自動識別し、発言者を自動で記名してくれる機能や、文字起こし後に要約までしてくれる機能があること、そしてLGWANに対応していることも大きな決め手になりました。また、ICレコーダーなど、さまざまな機器で録音した音声ファイルに幅広く対応できる点も、実務での使いやすさにつながると感じました。

リアルタイム文字起こしで作成時間を半減

導入後は、リアルタイムで文字起こしが進むので、会議が終わるのと同時に議事録がほとんど完成している状態になりました。音声の聞き直しが必要な場合も、特定の箇所だけをピンポイントで再生でき、リピート機能もついているため、修正にかかる時間は最小限で済みます。結果として、作成にかかる時間は50％程度削減できました。ICレコーダーの音声データを読み込ませるだけで文字起こしができるため、これまでのように「聞きながら打ち込む」時間がまるごと不要になり、職員の拘束時間も劇的に短くなったと感じています。

聴覚に不安がある方への窓口対応が円滑に

「ScribeAssist」は、会議の議事録作成以外にも活用されています。高齢者福祉を担当する部署では、聴覚に不安がある方向けに軟骨伝導集音機を配備しています。しかし、実際にご案内するとなると難しさがあり、かえってお客様に不快な思いをさせてしまうのではという懸念から、なかなか利用が進まないケースもありました。せっかく用意した設備が、現場では十分に活かしきれていないというもどかしさを感じていました。

そこで、「ScribeAssist」のポップアップ字幕機能を活用し、窓口に設置したディスプレイに会話内容を字幕として常時表示する運用に切り替えました。聴覚に不安がある方も画面の文字を確認しながら会話ができるようになり、聞き間違いによる行き違いも減少しました。また、職員が大きな声を出さずに対応できるようになったことで、利用者のプライバシー保護の面にも役立っています。以前は難しかったこうした支援が、今では自然な形で日常業務に溶け込んでいます。

要約機能で報告書作成も効率化

議事録作成にとどまらず、要約機能を活かして要点をまとめた資料を作り、そのまま報告書作成につなげている職員もいます。問い合わせへの回答文を作るときも、一から文章を打ち込むのではなく、話した内容を録音して文字起こしをすることでテキストデータのたたき台を作る職員や、紙で残っている過去資料を読み上げてWordなどにデータ化する職員もいて、使い方は人によってさまざまです。タイピングをせずにテキスト入力ができる特性を活かした活用法が広がっていて、文書作成全体の時間短縮につながっているように思います。

議会から小規模会議まで幅広く活用

現在は、議会の記録作成から、少人数・小規模な会議の議事録作成まで幅広く利用しています。会議での質問や回答内容をまとめて共有する際、以前は1〜2日程度かかっていたものが、半日程度で共有できるようになり、書類作成の負担が大幅に軽くなったという声が現場から上がっています。定期的なアップデートによって音声認識の精度も上がってきており、文字起こし後の修正にかかる時間もさらに少なくなってきました。「頭の中でまとめた内容を録音して文字起こしすれば、そのまま入力作業を減らせる」という声もあり、時間の節約を実感している職員が増えています。今は窓口への常設は1つの課にとどまっていますが、状況によっては他の課での常設利用も視野に入れていきたいです。