国立大学法人 神戸大学

属人化された議事録作成が長年の課題に

導入前は、会議や関係者へのヒアリングが終わった後、ICレコーダーで録音した音声を再生しながら、会議中に書き取ったメモなどと照らし合わせつつ、文字起こしと議事録作成を行っていました。
特に機密性の高い会議では、内容の正確性を期すために音声を何度も聴き直す必要があり、それが精神的な負荷につながっていました。会議の頻度が高い繁忙期には、議事録作成で他の業務が圧迫されてしまうこともありました。また、担当者によって作業負担や仕上がりの質にばらつきが生じており、その属人性の高さも長年の課題となっていました。

導入の決め手は「機密性」と「日本語の音声認識精度」

導入を検討するにあたって最も重視したのは、会議内容の機密性をしっかりと確保できるかどうかという点です。音声データを外部に送信せず、オフライン環境でも利用できるスタンドアローン型であることは、大きな評価ポイントになりました。加えて、日本語の音声認識精度が高く、専門的な内容や話し言葉にも対応できること、そして文字起こしから議事録の仕上げまでをワンストップで完結できる操作性も、導入を後押しする要因となりました。

学内会議など正確な記録が求められる場面で活躍

現在は主に、学内会議や関係者限定の打ち合わせ・ヒアリングなど、正確な記録が求められる場面を中心に活用しています。実際に使用している担当者からは「音声を何度も聴き返す必要がなくなり、負担が軽減された」「文字で内容を確認できることで、冷静に要点を整理できる」といった声が上がっています。議事録作成に対する心理的なハードルが下がり、他の業務に集中しやすくなったという意見もありました。

工数削減だけでなく、精神的負担も軽減

製品の導入後は、作業時間の短縮はもちろんですが、それと同じくらい、精神的な負担が和らいだことを実感しています。具体的な時間数は状況によって異なりますが、従来との差は明確に感じられています。

ローカル処理の安心感と、議事録品質の標準化

機密性の高い会議内容を外部に送信することなく、ローカル環境で処理できる点には大きな安心感があります。情報管理の観点からも、以前より安全性の高い運用が実現できています。議事録の仕上がりが一定の水準に保たれるようになったことで、担当者が変わっても品質がぶれにくくなり、引き継ぎや内容の確認もスムーズに進むようになりました。
今後も、専門用語や固有名詞への対応強化や、さらなるUIの改善に期待しながら、活用していきたいと考えています。