北海道 白老町役場

文字起こしを町内の方に委託するも、工程が多く時間がかかっていた

常任委員会など本会議以外の議事録は、町内の方に音声データから文字を起こしてもらう形で作成していました。音声データと会議資料を渡し、戻ってきた原稿を事務局職員が音声と照らし合わせながら校正します。さらに修正を依頼し、最後に別の職員が最終チェックを行うという多段階の作業で、工程が多い分どうしても時間のかかる仕組みになっていました。

急な対応の難しさと職員の負担増により対策を検討

文字起こしは会議の開催順に依頼していたため、作成依頼前に「発言を確認したい」といった場合は、事務局職員が必要箇所を文字起こしして対応していました。委員会が重なる時期には委託先の作業が追いつかず、急ぎの場合は事務局職員が自ら手作業で文字起こしを行うこともあり、大きな負担となっていました。また、委託先の習熟度によって納期や修正量が左右される一方、新たな委託先を探すのも難しく、議事録作成システムの導入が必要だと感じていました。

複数部署からの協力を得ながらトライアル

当町では2013年から2017年までAmiVoiceの文字起こしサービスを利用していました。そのため、再び効率化を図るにあたり、まずは実績のあるシステムとして同社の「ScribeAssist」のトライアルを実施しました。議会事務局だけでなく、情報担当部署や相談対応の多い部署にも協力を得て、複数の実務シーンを想定した検証を進めました。

認識精度の高さやセキュリティの観点から導入を決定

トライアルでは、以前利用していたサービスや他社システムと比べても認識精度が高いと感じました。また、リアルタイムで文字起こし・編集ができるため、議事録作成のスピードが確実に向上する点も評価しました。さらに、福祉部門など町民からの相談業務が多い部署からは、個人情報保護の観点からスタンドアローン型を求める声があり、その要件を満たしていたことも決め手となりました。これらの理由から、庁内全体で活用できる有効なツールだと判断し導入を決定しました。

当日中の議事録共有も可能に

導入後は、30分程度の会議であれば議会事務局内で会議中に文字起こしできるようになりました。会議中に簡易な修正を行うことで、当日または翌日に議事録を共有でき、以前は困難だったスピーディーな振り返りが可能になっています。

長時間の会議は引き続き町内の方に委託していますが、「ScribeAssist」で事前に文字起こしを行い、会議中に最低限の修正を施したデータを音声・資料とセットで渡すことで、仕上がりまでの日数が導入前の約半分に短縮、精度も向上したことで校正の手間も大幅に軽減されました。

庁内全体に広がる業務効率化

現在は、利用頻度の高い部署だけでなく、全職員が利用できるようUSBライセンスキーとマイクシステムを貸し出す運用にしています。定例会議や町民相談など幅広い場面で活用されており、従来の手作業での文字起こしやメモと記憶に頼った記録作成に比べて大幅な時間削減・内容の質的向上につながっています。

議会委員会室のマイクシステムを使用する会議では特に効果が大きく、精度の高い文字起こしが可能になりました。議事録が不要な場面でも音声と文字起こしデータを保存できるようになったため、業務管理全体が効率化されたと感じています。