東京都 文京区役所

議事録作成のために時間外労働が生じる場合も

各課で保有するICレコーダーやマイクを使って録音した音声を、会議終了後に手作業で文字起こししていました。特に長時間の会議では、業務時間外にまで作業が及ぶこともあり、他の業務に支障をきたすケースも少なくありませんでした。部署ごとに会議の頻度や時間に差はありますが、議事録作成は職員にとって大きな負担となっていました。

文字起こしが自動化され、80%の効率化を達成

2020年度には「AmiVoice MinutesWriter（旧サービス／販売終了済み）」を導入し、同年7月から全庁展開を開始しました。音声認識によって文字起こしが自動化されるため、職員はその結果を修正するだけで済むようになりました。その結果、2022年度には24課で延べ70件の会議に活用し、1会議あたり平均88分の作業時間削減を達成しました。一部では、従来と比べて80%以上の効率化を実現した事例もあります。2023年度には「ScribeAssist」へ切り替えを行いました。

聞き直したい箇所をピンポイントで再生できる

「ScribeAssist」の導入により、職員は議事録作成にかけていた時間を本来の業務に充てられるようになりました。文字起こし結果と録音した音声が紐づいており、確認したい箇所をピンポイントで再生できるため、確認作業の効率と精度も向上しています。

また、「ScribeAssist」はひとつのアプリケーションにすべての機能が集約されているため、操作が簡単で、ワークフローも大幅に改善されました。

幅広いシーンで活用できる柔軟性

少人数の打合せから大規模な会議まで、シーンを問わず活用されています。打合せではバウンダリーマイク、大規模会議では収音マイクやグースネックマイクを使用し、録音したデータを「ScribeAssist」に取り込んでいます。

2025年11月に主催するDXイベントでは、事例発表の音声をリアルタイムで文字化し、舞台上のモニターに字幕として表示する予定です。

Web会議の増加にも対応

文京区では、働き方の見直しの取り組みやDXツールの普及により、Web会議が増加しました。「ScribeAssist」はWeb会議でもリアルタイムに文字起こしが可能なため、こうした変化にも柔軟に対応できている点がメリットです。

スタンドアローン要約機能にも期待

「ScribeAssist」はスタンドアローン（インターネット接続なし）でも利用できる点が特長です。新たに実装されたスタンドアローン要約機能についても、さらなる業務効率化につながると期待しています。