学校法人梅村学園 中京大学

クラウドサービスが利用できず手作業で文字起こし

これまで本学では、ICレコーダーやオンライン会議の録画データをもとに、会議や面談の終了後に手動で文字起こしを行っていました。録音機器が使えない場合には、紙にメモを取りながら会議を進め、終了後にあらためて文字に起こすという方法を取っていました。
特に面談では、短期間で数十名の対応をする必要があり、1回の文字起こしに1～2時間を要することもありました。限られた担当者でこの作業をこなすのは大きな負担となっていました。さらに、契約内容や個人情報など機密性の高い情報を多く取り扱うため、セキュリティの観点からクラウドサービスの利用は避けざるを得ず、すべての作業を手作業で行う必要がありました。その結果、業務効率の面でも大きな課題を抱えていました。

オフライン利用できる点と柔軟性・利便性が選定の決め手に

クラウド上にデータが保存されず、完全オフラインで利用できるサービスを探していたところ、Web検索をきっかけに「ScribeAssist」の存在を知りました。スタンドアローン型でインターネット接続が最低限に抑えられる点や、1ライセンスを複数人で利用できる柔軟性、文字起こし後の編集がソフト内で簡単に行える利便性などを総合的に評価し、導入を決定しました。

導入後、作業時間が半減し業務負担が大幅に軽減

「ScribeAssist」の導入により、面談における文字起こしの作業時間は約30分に短縮されました。これにより、従来どおりの担当者数でも十分に業務を回せるようになり、突発的な面談や打ち合わせが発生しても余裕をもって対応できるようになりました。通常業務への影響も少なくなり、担当者の負担は大きく軽減されています。また、クラウドサービスではないため、セキュリティ面でも安心して使用できる点が非常に評価されています。

業務の質と安全性の両面で大きな改善

文字起こしが容易になったことで、これまで録音データを保存するだけで終わっていた業務についても、文字での記録を残すことが可能になりました。担当者間のデータのやりとりも、録音データではなくパスワード保護も可能なアプリケーション固有のデータ形式で行えるようになり、誤って他の職員が内容を閲覧するリスクも減少。機密性の保持がより確実になりました。業務の質と安全性の両面で、大きな改善が見られています。

利用者からも高評価

現在は主に面談や会議の文字起こしに活用しています。担当者からは、「エクスポート時のファイル形式を選べるため、作業方法に合わせて柔軟に対応できる」「話者を付けた状態でエクスポートできるので編集が楽」「自動文字起こし中に他の業務ができるため効率的」といった声が寄せられています。