北海道 占冠村役場

何度も聞き返しながら議事録を作成していた

占冠（しむかっぷ）村役場では従来、会議室ではICレコーダー、議場ではマイクを使って録音を行い、会議終了後に職員が音声を再生しながら文字起こしをしていました。聞き取りにくい発言は何度も再生して確認し、正確な議事録作成を心がけていました。発言者の意図を正しく反映するため、一時停止や巻き戻しを繰り返す作業は、非常に集中力を要し、時間もかかるものでした。

15分の文字起こしに1時間かかっており喫緊の課題だった

議事録作成が必要な場面としては、年4回・計45時間に及ぶ議会定例会に加え、臨時会や委員会などの会議も含まれます。定例会や臨時会では、発言者の言葉を一字一句精査しながら文字起こしを行っており、15分の音声に対して約1時間かかっていました。他の業務への影響も大きく、時間外勤務が発生することも多かったため、業務改善は喫緊の課題でした。

導入の決め手は自治体での実績と安心のサポート体制

以前から職員の負担軽減を目的にAI議事録ツールの導入を検討していましたが、周辺自治体での導入実績や使い勝手の良さを聞いたことで、「ScribeAssist」の導入を本格的に検討するようになりました。実際にトライアルを行った際、操作性や機能性の高さを実感し、加えてサポート体制が充実していたことも決め手となり、安心して導入を進めることができました。

180時間かかっていた作業が約半分に短縮

現在は定例会や臨時会を中心に、会議室での会議でも「ScribeAssist」を活用しています。音声認識の精度が高く、これまで約180時間かかっていた作業が約半分に短縮されました。誤字脱字の見直し時間も確保できるようになり、議事録の正確性も向上しています。他部署からも文字起こしの依頼が寄せられており、庁内全体での業務効率化に貢献しています。

一般質問の文字起こしも翌日までに送付できるように

議会広報誌では、各議員の一般質問を掲載しており、掲載前に文字起こし結果を議員に確認してもらう必要があります。以前は定例会終了後から原稿送付までに1週間ほどかかっていましたが、導入後は当日または翌日に送付できるようになり、議員の負担も大きく軽減されました。

要約機能で議事録作成を効率化。職員のモチベーションも向上

「ScribeAssist」の要約機能により、会議や研修の要点を自動で抽出できるようになり、議事録作成の時間が大幅に短縮されました。長時間の会議内容を短時間で把握できるようになった点も非常に便利です。その結果、他の業務に時間を充てることができ、職員の作業負担やストレスが軽減されました。モチベーションの向上にもつながり、全体的な生産性が高まっています。