福島県 矢吹町役場

手作業による議事録作成の限界

矢吹町役場では、以前はICレコーダーで録音した会議音声を、会議後に何度も聞き直しながら手作業で文字起こししていました。会議資料の一部をコピーして活用することはできましたが、発言内容の多くは手入力が必要で、正確性を確保するためには繰り返しの確認が不可欠でした。録音データから必要な発言箇所を探すのにも時間がかかり、議事録作成は非常に非効率な業務となっていました。

補助金を活用して導入を検討

こうした課題を解決するため、矢吹町では2022年度に福島県のICT推進市町村支援事業費補助金を活用し、「ScribeAssist」の導入を検討しました。検討にあたっては、議事録作成や議会中継システムの導入実績を持つ株式会社会議録研究所の支援を受けました。同社は「ScribeAssist」の正規販売代理店であり、当町の環境に適したサポートが期待できると判断しました。

単一アプリケーションで作業が完結する点が決め手

「ScribeAssist」は、会議音声の録音から文字起こし、編集、ファイル出力までを一つのアプリケーション内で完結できる点が大きな魅力でした。従来は複数のツールを使い分ける必要がありましたが、本製品の導入により作業工程が大幅に効率化され、時間短縮と負担軽減を実現しました。この利便性が、導入を決定する大きなポイントとなりました。

議事録作成時間が半分以下に

導入後、議事録作成にかかる時間と負担は、体感で5〜6割ほど軽減されたと感じています。音声の聞き直し回数が減り、文字起こしから編集、体裁の整備までを一連の流れで効率的に進められるようになったことが大きな要因です。限られた職員数でも迅速かつ正確な議事録作成が可能となり、他業務への時間配分にも余裕が生まれました。

誰でも安心して使えるセキュリティ性と操作性

「ScribeAssist」はオフライン環境でも高品質な文字起こしが可能で、セキュリティ面でも安心して利用できます。操作がシンプルなため、PCに不慣れな職員でも問題なく使えています。定例会議ではピンマイクを活用した録音と文字起こしの工夫も進んでおり、現場での活用が広がっています。インストールやバージョンアップも簡単で、管理者としても運用に負担を感じていません。

発言内容をその場で文字で確認できる

リアルタイムで文字起こしが行われることで、発言内容をその場で確認できるようになりました。誤認識や不十分な部分を即座に把握できるため、会議中に重点的にメモを取るなどの対応が可能です。会議後に音声を繰り返し確認する必要が減り、議事録作成の時間短縮に直結しています。PC上で編集作業を行いながら、必要な箇所をピンポイントで聞き直せる点も非常に便利です。

AI活用がもたらす意識改革とスキル向上

「ScribeAssist」の導入をきっかけに、職員の間でAI活用への関心が高まり、生成AIなどの利用も徐々に浸透しています。これにより、職員全体のデジタルリテラシーが向上し、業務の効率化だけでなく、組織としてのデジタル推進にも良い影響を与えています。今後もこうした流れを活かし、さらなる業務改善を目指していきたいと考えています。