東京計器株式会社

議事録作成に膨大な時間がかかっていた

これまで取締役会の議事録は、ボイスレコーダーで録音した音声を何度も聞き直し、要約しながら書き起こして作成していました。取締役会は年間17回、合計で約40時間に及び、その議事録作成には合計200時間以上を費やしていました。他の業務に支障が出ることもあり、特に繁忙期には大きな負担となっていました。

部門会議の議事録作成では、録音した音声に加え、アジェンダやメモ、記憶を頼りに大枠を作成し、細部は録音を繰り返し聞き直して補っていました。部署によっては議事録係を配置し、会議中にその場で議事録を作成するケースもありました。部門会議については、年間150時間分の会議に対して550時間を費やしており、ボイスレコーダーを使用していたため、遠くの発言者の声が拾いにくいという課題もありました。これにより、部門会議の議事録作成も非常に負担の大きい業務となっていました。

セキュリティ要件を満たすスタンドアローン型を選定

こうした課題を解決するため、文字起こしツールの導入を検討しました。当社では事業の特性上、クラウドの使用に制限があるため、スタンドアローン型の文字起こしツールを探していました。上司から紹介されたWebセミナーで知った「ScribeAssist」は、セキュリティ要件を満たすだけでなく、フローティングライセンス方式^※により複数部署・拠点での利用も可能で、コストパフォーマンスの面でも優れていたため、導入を決定しました。

※ ライセンス認証をサーバー（クラウド・社内サーバーが選択可能）で行う方式

4～5割ほど議事録作成時間を削減

「ScribeAssist」を導入したことで、取締役会の議事録作成時間は4～5割、部門会議では2～3割の削減効果がありました。誤変換はあるものの、あらかじめ文字起こしされた内容をもとに編集することで、何度も音声を聞き直す手間が減りました。また、聞き直さなくても前後の発言を確認できるため、会議の流れを把握しやすくなった点も大きなメリットです。さらに、Web会議で使用していたヤマハ社のマイクスピーカーシステム「YVC-1000」を利用することで、発言者の声をより正確に拾えるようになりました。

議事録作成の心理的ハードルも低下

議事録作成のスピードが上がったことで、関係者への確認も早く出せるようになりました。ゼロから議事録を作成する必要がなくなったため、取り掛かる際の心理的ハードルも下がりました。議事録によって会議の全体像や論点の流れも把握しやすくなり、議事の漏れや論点のズレも起こりにくくなったことで、会議の質も向上しています。