茨城県 つくば市役所

コロナ禍で議事録作成業務の効率化が急務に

つくば市では、議会の情報公開を迅速化するため、クラウド型の文字起こしツール「ProVoXT」を議会局で2014年から利用しています。

私たちが所属する情報システム課では庁内の業務改善を担当していますが、新型コロナウイルスの感染拡大により、最小限の人数での会議実施が求められ、記録係の職員が参加することが難しくなりました。その結果、会議後に録音した音声から議事録を作成するようになり、議事録作成が非効率になっていました。また、手軽にできるWeb会議が一般的になったことで会議が増え、議事録作成業務の効率化が急務となっていました。

複数製品を比較し導入を決定

議事録作成に関する課題を解決するため、AI音声認識を活用した文字起こしツールの導入を検討しました。実証実験を行った製品や展示会で見つけた製品など、複数製品を比較検討しました。多くの地方自治体が導入していたこと、サブスクリプション型ではなく買い切り型であったこと、補助金を適用できたことなどから、2021年に「ScribeAssist」の前身である「AmiVoice MinutesWriter」を導入しました。

その後、後継製品である「ScribeAssist」が販売開始され、切り替えを行いました。「ScribeAssist」は、文字起こしから編集までワンストップで完結できるため、利便性が向上しました。庁内での反対意見もなく、切り替えはスムーズに進みました。

※ 現在、買い切り型は販売しておりません。

多くの部署・幅広いシーンで利用

AI音声認識の導入によって、議事録作成の効率が飛躍的に向上しました。人にもよりますが、全文の文字起こし（逐語録）作成時間が約4～9割削減されたとの声が挙がりました。本庁舎にある約100部署のうち30以上の部署で利用されています。現在は、委員会や懇談会、市長の記者会見、住民向け説明会などで活用しています。

運用を工夫することで利用が拡大

「ScribeAssist」はライセンス数（最大同時接続数）に応じた定額制のため、インストール数に制限はありません。そのため、現在はほぼ全職員のPCに「ScribeAssist」をインストールしておいて、認証用のUSBキーを貸し出して利用する運用を行っています。また、貸し出しのUSBキーとは別に、据え置き型のPCも用意しており、無害化処理なく直接データが取り込めるので便利に活用いただいています。マイクなどの録音セットの貸し出しも行っており、より手軽に使えるようにマニュアルを整備しています。こういった工夫の結果、より利用者が増えていると感じています。

AI要約機能で議事録作成が7～9割削減

2023年に搭載されたAI要約機能も積極的に活用しています。全文の文字起こし（逐語録）では修正が多く必要でしたが、要約形式の議事録であれば修正をしなくてもある程度分かりやすく要約してくれるため、作業時間が大幅に削減されました。AI要約を利用している職員によると、7～9割ほどの時間削減効果を体感しているとのことです。

今後の展望と他の自治体へのメッセージ

どの自治体も感じていることだと思いますが、文字起こしは手間と時間のかかる作業です。「ScribeAssist」は、認識精度も高く使いやすい、つくば市の議事録作成において欠かせないツールであり、文字起こし作業を劇的に改善してくれています。ぜひ使っていただきたいです。
つくば市でも、さらにAI音声認識とAI要約を積極的に活用することで人がやるべき仕事に集中できるような環境を作り、職員が市民と対話する時間を増やして持続可能な自治体運営を目指していきたいと考えています。