東京海上アシスタンス株式会社

経営会議・取締役会の議事録作成に約40時間かかっていた。

従来、経営会議や取締役会の議事録作成には、ICレコーダーの録音データやWeb会議システムの録画データを会議終了後に聞き返しながら文字起こしをしていました。Web会議システムの音声をダウンロードするには申請が必要なため、すぐに入手できず不便なことがありました。
文字起こし作業には、1会議につき丸2日（約16時間）ほどかかっていました。ICレコーダーで聞きながらの文字起こしはとても大変で、音声の聞きたい場所から聞くことができず非常に不便だと感じていました。また、聞き取りづらい言葉もあり、何度聞いても正しく聞き取れず、上司に確認してもらうことが度々ありました。文字起こしが完了してから要約を行うため、議事録作成には合計4～5日ほどかかっていました。議事録作成を行っている期間は他の業務に手を付けることができず、業務全般が非効率な状況でした。

展示会で「ScribeAssist」の存在を知る

議事録作成を効率化できないか検討していたところ、展示会で「ScribeAssist」の存在を知りました。無料でトライアルが可能だったため実際に利用してみたところ、議事録作成時間の削減につながると判断し、導入を決定しました。

他の作業をしながら2～3日で議事録が完成

「ScribeAssist」は録音品質にもよりますが認識精度が高く、導入後は一から文字起こしをする必要がなくなりました。また、認識結果を会議中にリアルタイムで編集できるため、丸2日かかっていた文字起こしが会議当日に完了するようになりました。その結果、計4～5日かけて作成していた議事録が、他の作業を挟みながらでも2～3日あれば完成させられるようになりました。

他の業務に回せる時間が増え、スキルアップに

録音した音声の文字起こしをしながら他の作業もできるため、議事録作成以外の業務に回せる時間が増え、自分自身のスキルアップにもつながりました。従来は音声が上手く聞き取れなかった場合、上司へ内容を確認していましたが、文字起こし結果がヒントとなるため自力で作成できる範囲が広がり助かっています。

他の議事録が必要な会議・打ち合わせでも活用

導入時、「ScribeAssist」は経営会議や取締役会でのみ利用する予定でしたが、その他の議事録が必要な会議・打ち合わせでも利用しています。より多くの会議で利用して、さらなる効率化につなげていきたいです。

お客様からのコメント

月末に会議があるため、月末は議事録のことで頭がいっぱいでした。議事録作成作業はかなり疲労がたまり、途中で頭がパンクするんじゃないかと思うことも多々ありました。会議の出席者にも「大変なんでしょ？」と心配されるほどでしたが、「ScribeAssist」が文字起こしをしてくれるおかげで要約に時間をかけることができるようになり、議事録精度が上がってきたと褒められるようになったため、導入してよかったと思っています。