佐賀県 佐賀市役所

2008年からAmiVoiceを議会事務局で活用

佐賀市役所では、2008年から議会事務局でAmiVoiceの議事録作成ツールを導入しています。議会以外でも議事録を作成することが多く、負担になっていたため、全庁的な議事録作成業務の効率化に向けて、音声認識の活用を検討し始めました。

全庁利用にはクラウド型が最適だった

検討にあたって、いくつかの音声認識サービスをトライアルしました。スタンドアローン型の「ScribeAssist」も候補に上がりましたが、全庁での活用を前提としていたため、クラウド型の「ProVoXT」が最適だと判断し、2019年に導入を決めました。

幅広いシーンで年間700時間を文字起こし

現在、「ProVoXT」を主に会議や説明会の議事録作成に利用しています。その他にも、面談や取材の記録など、全庁的に幅広いシーンで活用しています。さらなる利用促進に向け、販売代理店と協力して説明会を毎年開催するなど、「ProVoXT」が導入されていることと、どんな使い方ができるかなどの周知を定期的に行っています。その結果、その結果、2023年度には、利用した部署数が50を超えており、年間で500回以上、700時間以上の文字起こしに利用されています。
効果が出ているからこそ多くの利用があり、全庁的な効率化に大きく役立っていると感じています。

前回の会議内容を文字で確認できる

会議が多い部署では、議事録を作る前に次の会議が入ることが多くあります。導入前は隙間時間を見つけてゼロから議事録を作成していましたが、「ProVoXT」導入により文字起こし作業がほぼ自動化されました。編集だけで議事録が完成するため、業務が楽になったとの声があります。
また、会議前に前回の会議内容を文字で見返すことができるため、会議内で無駄な確認が発生せず会議自体の効率化が図られたとの声もあります。
なかなか全庁に周知するのは難しいなとは感じています。ただ、初めて利用した職員から作業が格段に捗ったとの声が上がるようなこともあり、情報共有の仕方を工夫して利用を促進したいと考えています。

スタンドアローン型の導入も検討

全庁的にシステムが利用されているため、「ProVoXT」以外の関連した問い合わせも寄せられます。特に、市のセキュリティ環境上必要となる、ファイルアップロードの手順に関する問い合わせが多かったため、関連システムを含めた簡易マニュアルを作成するなど、問い合わせ対応の負担を軽減できるよう工夫しています。
また「ProVoXT」はクラウド型のため、機密情報を取り扱う部署ではセキュリティの懸念があり、利用を控えています。そういった機密情報を扱う会議の議事録作成効率化のために、スタンドアローン型のサービスの検討も進めています。

未導入の自治体へ一言

「ProVoXT」を導入することで、ゼロから文字起こしをするよりも議事録作成が格段に楽になります。また、編集・修正の際も非常に便利です。
デジタルツールは非常に便利な一方、その効果は使い方次第で大きく変わります。「ProVoXT」で言えば、使い方や単語登録、録音環境などを周知・フォローすることで利用者が増え、より大きな導入効果につながると感じています。