青森県 弘前市役所

議会の議事録作成時間が課題

従来、議会の議事録作成時にはICレコーダーで録音した音声を繰り返し聞きながら書き起こしを行っており、時間がかかることが課題でした。また、2019年度に青森県庁が行ったAI音声認識による議事録作成システムの実証実験の結果を受けて、弘前市でも文字起こしに時間がかかっていることを再認識しました。そのような中、2020年度に最新のAI音声認識による議事録作成システムを実証実験として導入し、検証を開始しました。

2社のサービスを比較検討し導入

検討にあたって自治体向けの情報誌などで情報収集を行い、2社のサービスを選定したうえで、トライアルを実施しました。トライアルは21部署の計27名で行い、37件の会議で使用しました。
文字起こしの精度が高く、スタンドアローン型とクラウド型の両方を使い分けられることが「ScribeAssist」と「ProVoXT」を導入した理由です。特に非公開の会議でも利用したいという意見があり、インターネット接続なしで使えることが重要なポイントでした。

35部署で活用中、議事録作成時間が半分に

2024年5月から利用を開始し、7月末時点で35部署／144件の会議で利用しています。1時間の会議の議事録作成に3時間かかっていたのが、約半分の1時間半で作成できるようになったケースもあります。今後、単語登録機能などでさらに認識精度を上げることで、空いた時間を住民サービスに活用できると考えています。

スピーディーに議事録作成が可能

以前利用していたシステムは、事前準備が大変で認識精度も高くなかったため、文字起こし後の修正作業に時間がかかっていました。あらかじめ自動的に文字起こしされた結果があると、全体の文章量を把握できるため、議事録全体のバランスを予想しながら内容を調整でき、スピーディーな議事録作成が可能になります。また、編集時には聞き直したい箇所をピンポイントに再生できるうえ、再生速度も調整できるのが非常に便利です。

2サービスの使い分け方

非公開の会議や個人情報を扱う会議ではスタンドアローン型の「ScribeAssist」を、その他の議会や一般的な会議ではクラウド型の「ProVoXT」を利用しています。

認識精度向上のためにマイクも活用

音声認識においては発言を鮮明に録音することが重要です。そのため、マイクやICレコーダーを発言者の近くに置く必要がありますが、職員に理解してもらうのは大変でした。会議室に備え付けのマイクシステムがある場合は、それをICレコーダーに繋いで録音しています。

検討している自治体へ一言

スタンドアローン型とクラウド型のサービスを利用シーンに合わせて使い分けることができるため、議事録作成ツールを未導入の自治体や、すでに導入している自治体にとっても有効なシステムです。ぜひトライアルして実感してみてください。

動画でインタビューの様子をご覧いただけます