愛知県庁

利用促進を工夫し、110以上の部署で活用。作業時間の4割にあたる約2,000時間/年の業務効率化を達成。

課題

議事録の完成までに会議の5倍程度の時間を要していた
全庁に共通する事務を効率化し、総勤務時間の効果的な削減に繋げていきたい

効果

ほぼ毎月200～300時間ほど文字起こしし、作業時間の4割にあたる約2,000時間/年の業務効率化を達成
利用促進を工夫することで、他の地方自治体と比べて非常に高い利用率を達成

会議の5倍の時間をかけて議事録を作成

愛知県庁では、会議の議事録を作成する場合、職員が会議中にメモを取ったり、ICレコーダーで録音したデータを会議終了後に文字起こしをして作成していました。議事録の作成にあたっては、完成までに会議の5倍程度の時間を要するケースもあるなど、担当者の負担が大きく、効率化が急務となっていました。

全庁で業務効率化につながるサービスの導入を検討

愛知県庁では、デジタルツールの活用により全庁に共通する業務を効率化し、総勤務時間の縮減を図るため、会議などで録音したデータを音声認識することで、作業の省力化を図ることができる、議事録作成支援システムの導入を検討しました。

認識率が高く、導入実績の多さも評価し導入

「ProVoXT」をトライアルで検証したところ、音声認識精度が他のサービスよりも高いという評価が出ました。また、専用のWebエディタによって効率よく編集できる点が最大の魅力でした。さらに、地方公共団体の40%以上が導入（2024年6月時点）しており、導入実績が多いことも導入を決める要因のひとつでした。

110以上の部署で利用し、4割にあたる約2,000時間/年の業務効率化

直近の実績では、庁内の110以上の部署で、ほぼ毎月200～300時間ほどの市町村との連絡会議や有識者ヒアリングなどを「ProVoXT」で文字起こししました。利用者の約9割が作業時間の削減効果を実感しており、年間で作業時間の4割にあたる、約2,000時間の業務効率化を達成しています（2023年度実績）。また業務効率化だけではなく、会議中にメモを取る必要がなくなったため、会議に集中できるようになりました。

利用した職員からの声

実際に利用した職員からは、以下のような声がありました。

「処理時間が早く、誤認識も少ないため、今後も使用したい」

「多くの部分が自然な日本語になっており、非常に役立った」

「（音声データをアップロードするだけで）ある程度の文章ができあがり、修正するだけで良いというのは、利用して良かったと感じる」

「思った以上に品質が高くてびっくりしました」

「質の高い音声データを録音できれば、高い認識率でしっかりとした文章になっている」

利用促進を工夫することで利用者が増加

職員への利用促進が上手くいっているためか、愛知県庁での利用率は他の自治体に比べ非常に高いと聞いています。ここまで利用が広がったのは、全庁で利用が広がるように周知したことが大きいと感じています。周知方法としてはメールやポータルサイトの他、チラシも作成し配布しています。また、当初はメールにて利用申請する必要がありましたが、2024年度からはフォームを作成し、アカウント情報が自動返送されるようにしました。
こうした取り組みを通じてより多くの職員が興味を持ち、さらなる利用者の増加につながっています。