北海道ガス株式会社

重要会議の議事録作成が担当者の精神的な負担になっていた

従来、重要会議の議事録や、役員の訓示、社員インタビューなどの文字起こしはICレコーダーの録音を元に作成し、音声の聞き直しやテキストの編集作業に多くの時間を要していました。取締役会などの経営に関わる会議では、文字起こしの正確さに加えて作成までのスピードも重要視されるため、担当者の精神的な負担になっていました。そういった文字起こし作業の効率化・負担軽減のため、音声認識ソフトの導入を検討しました。

トライアルで30％以上の削減効果

検討にあたっては、セキュリティ、音声認識精度、編集のしやすさ、コストをポイントとして数社のサービスを比較しました。各サービスをトライアルしましたが、「ScribeAssist」は、前述のポイント全てにおいて優れていました。また、トライアル中に会議の議事録作成時に利用した際には30%以上の時間削減効果があり、本導入を決めました。

議事録作成時間を最大50％削減、正確性も向上

感覚ですが、議事録作成時間は30～50%ほど削減されたと感じています。会話の区切りごとに音声を聞き返すこともできるので、正式な発言の記録が求められる取締役会の議事録作成においても有効です。マイクの配置にもよりますが高い精度で文字起こしされるため、議事録作成担当者の負荷は精神的にも物理的にも減少しています。

会議中にテキスト編集ができるので会議後には議事録が完成

「ScribeAssist」は文字起こしされた文章をリアルタイムで編集することもできるため、会議の種類によっては、会議中に議事録をほぼ完成させられます。オンラインの会議体でも文字起こしされるため、会議の種類を問わずに活用の幅を広げられるように試行錯誤しています。どの発言を何時何分にしたかも記録されるため、会議の聞き直しもICレコーダーより容易です。

単語リストの利用でさらに音声認識精度がアップ

定期的に更新される「業種別・職種別単語リスト」を当社でも活用しています。ダウンロードして読み込むだけで、業界特有の専門用語や流行語・トレンドワードなども正確に音声認識できるようになり、導入時よりもさらに認識精度が向上しています。

取締役会以外でも幅広いシーンで活用

当初は、取締役会など経営に関する会議の議事録作成や、役員・社員へのインタビュー、訓示などの文字起こしといった総務部門への導入を想定していましたが、特に会議の多い各部門から導入希望の声があり、少しずつ利用部署が広がっています。