茨城県 取手市議会事務局

議事録作成にかかる人的・時間的負担が課題

取手市議会では、本会議の速記業務は外部委託、委員会などの記録は録音した音声を議会事務局職員が文字起こししていました。委員会の議事録は公開までの期間が短く、休日出勤を含み1人当たり年間100時間以上の時間外勤務が発生することが課題となっていました。議事録作成にかかる時間的・人的負担削減を目的に、他社製品との比較・検討を経て2005年にAmiVoiceの導入を決定しました。

外部委託を廃止し、時間外勤務を年間30時間/人削減

導入1年目で、1人当たりの時間外勤務を約30時間削減、議事録作成に携わる職員の1名減員、速記業務委託にかかる約320万円のコストカットに成功しました。全庁における各種会議の議事録作成でもAmiVoiceを活用し、認識結果を微修正するだけで議事録が完成するため、業務負担が軽減されています。認識の精度は90％を超え、同時進行で修正を加えることで会議終了時には議事録の初版がほぼ完成します。即座に市議や庁内で情報を共有でき、議会審議・議会活動・議会対応の充実に大きく寄与しています。

災害対策会議でも音声認識を活用

各部門の関係者が一斉に集まって情報共有、対策立案を行う災害対策会議でも「ScribeAssist」を活用しています。会議中にリアルタイムに文字化されることで発言内容を可視化でき、情報共有がスムーズになります。また、会議後すぐに議事録が完成するため、次のアクションが明確になるのもメリットです。

聴覚障がい者がいつでもコミュニケーションを取れる体制

高齢化率が30%を超える取手市では、高齢のために耳の聞こえにくい方も多く来庁されます。障害福祉課の窓口では、毎週火曜日に手話通訳者を設置していますが、聴覚障がい者や難聴者がいつでも気軽にコミュニケーションをとれる体制を検討していました。業務負荷の大幅削減・コストカットに成功している実績から、「ScribeAssist」を活用してリアルタイムに字幕を表示するディスプレイの設置を決定しました。

透明ディスプレイに窓口の会話をリアルタイムに表示

口の動きを確認して情報を把握している方もいるため、相手の表情がよく見える透明ディスプレイを採用しました。別画面にテキスト表示する「ScribeAssist」の字幕ポップアップ機能を活用し、リアルタイムで会話を字幕表示しています。表示する文字の字体・大きさや色を、見やすく自由にカスタマイズすることができるのもポイントです。透明ディスプレイの設置により、聴覚障がい者、難聴者をはじめとした相談者の皆様に対して、分かりやすい字幕で明確な説明を提供することが可能となりました。

質疑応答の要約にもAIを活用

また、議事録を簡単に要約する目的で、Microsoft社およびOpenAI社の大規模言語モデルGPT-3.5/4を活用した要約システムを2023年7月より試行開始しました。
アドバンスト・メディアと取手市、取手市議会は、新しい民主主義の創造を図る「デモテック（=デモクラシー×テクノロジー）戦略」の充実を目指し、2021年4月に「音声テック関連技術連携協定」を締結しました。さらに、2022年5月には、音声認識と自然言語処理技術を用いて単語の重要度や単語同士の関係性を解析する、自治体初の「議会会議録視覚化システム」を導入しています。
今回、試行開始したシステムは、音声認識した議会の質疑応答を、一問一答の簡潔な文章に要約します。大規模言語モデルの活用により、要約後に必要な人の手による修正を省くことができ、議事録作成と要約にかかる業務負荷を大幅に軽減できます。

議会の要約や情報整理に活用

取手市議会では市議会だより「ひびき」を発行しています。年4回開催される議会の定例会における発言内容の要約文を掲載しており、要約文の作成に本システムを活用しています。また、広報紙「広報とりで」でも、本システムを活用します。従来は、各部署から所定のフォーマットで送られてくる市のイベントや検診情報をもとに、広報紙用の表を作成していました。今後は「会場」「時間」などの項目を指定するだけで、自動的に表を作成することができるため、大幅な業務の削減効果を期待しています。今後も積極的なAI活用を図りつつ、さらなる向上を官民連携で構築し、市民福祉向上に繋げてまいります。