福岡県 宗像市役所

複数工程にわたる運用が庁内浸透を阻む要因に

以前はクラウド型のAI議事録サービス「ProVoXT」を活用し、主に議会事務局が本会議・委員会の全文筆記による会議録作成を行っていました。運用としては、専用サイトへ音声データをアップロードし、変換されたvtxtデータ^※をダウンロードしたうえで、専用ソフトを用いて編集するという流れです。文字起こしの精度自体には満足していましたが、いくつかの工程に分かれていたため、議会事務局以外の職員が使いこなすには一定の慣れが必要で、庁内全体への利用拡大は限定的でした。

※音声と音声認識結果がセットになったデータ

モニター越しの議会中継で音声の聞き取りにくさも課題に

もう1つの課題は、市役所1階ロビーに設置されたモニターの大型化に伴うものでした。モニターが大きくなったことで、音量を上げると来庁者への呼び出し放送が聞き取りにくくなり、逆に音量を下げると議会中継の発言内容が分からなくなってしまうという問題が生じていました。本会議・委員会は年間合計で約50回開催されており、その都度中継を行う中で、市民の皆様から字幕表示を望む声が多く寄せられていました。既存の議会中継システムに字幕機能を追加する方法も検討しましたが、コスト面で大きな負担が見込まれ、対応に苦慮していました。

システム改修不要の字幕表示と機能集約が決め手に

ロビーモニターの課題を解決する方法を探る中で、当時契約していた「ProVoXT」を提供しているアドバンスト・メディアが、字幕表示機能を備えたスタンドアローン型のAI議事録サービス「ScribeAssist」を展開していることを知りました。

選定の決め手は大きく2つありました。1つ目は、既存の議会中継システムを改修せずに、パソコン1台と「ScribeAssist」への移行のみで字幕表示を実現できる手軽さとコスト面の優位性です。2つ目は、リアルタイム文字起こし、音声データからの文字起こし、要約機能が1つのシステムに集約されている点です。全文筆記における精度の高さは「ProVoXT」でも実感していたため、同様の精度を保ちながら機能の幅が広がり、庁内での利用拡大も見込めると判断し、2026年4月の移行を決定しました。

機能集約と操作研修で利用件数が2.5倍に拡大

2025年6月から導入検討を開始し、2026年4月に「ProVoXT」から「ScribeAssist」へ移行しました。リアルタイム文字起こし、音声データからの文字起こし、要約機能が1つのシステムに集約された使いやすさに加え、切り替えにあわせて操作研修と庁内周知を行ったことで、4〜7月の利用件数は約2.5倍に増加しました。職員が迷わず使えるシステムとなったことで、議会事務局に限らず庁内のさまざまな課でも会議録作成の効率化ニーズに応えられるようになり、「ScribeAssist」の利便性の高さを裏付ける結果となっています。

年間50回の本会議・委員会中継すべてに字幕を表示

2026年6月の本会議からは、字幕表示の運用も本格的にスタートしました。パソコン1台を用意し、中継映像と字幕映像を組み合わせて出力する仕組みを構築することで、コストのかかる既存システムの改修を伴わずに、ロビーの大型モニターへ字幕付きで議会中継を映し出すことが可能になりました。これにより、年間50回に及ぶ本会議・委員会の中継すべてについて、市役所を訪れた方が議会の議論を身近に感じられる環境が整いました。字幕表示については精度の高さも評価されており、市民の皆様からも好評をいただいています。ロビーを通りかかった方が議会中継に目を止め、今どのような議論が行われているのかを自然と知ることができる環境が生まれ、議会を身近に感じてもらえるきっかけになっています。