東京都 杉並区役所

会議1件の議事録作成に平均10時間以上

外部の委員が参加する会議や住民向けの説明会などの場合、ICレコーダーなどの録音機器を使って音声を記録し、会議後録音した音声を聞き直しながら、手作業でタイピングして議事録を作成していました正確に記録を残すために何度も同じ箇所を聞き直す必要があり、1件の議事録作成に10時間以上かかることも珍しくありませんでした。また、実際に庁内で実施したアンケートでは、従来の議事録作成には1件あたり平均11.01時間を要するという結果も出ています。通常の業務時間内には収まりきらず、残業につながってしまうことも多くありました。
また、会議の最中はメモを取ることに気を取られてしまい、本来集中すべき議論への参加や内容の理解がおろそかになってしまうという悩みも抱えていました。

決め手は「精度」と「セキュリティ」

こうした状況を変えたいという思いから、令和3年度より「ScribeAssist」のトライアルを始めました。複数の課で実際に使ってみる中で、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できることを実感し、大きな手応えを得ました。
導入を検討するうえで特に評価したのは、インターネット接続を必要としないスタンドアローン型で運用できる点です。行政の会議では取り扱う情報の機密性が高いものも多く、情報セキュリティ面で安心して使えるかどうかは欠かせない判断基準でした。「ScribeAssist」であれば、安心して現場に導入できると考えました。

2023～2024年度には、利用を希望する部署に機器を貸し出し、効果検証シートを使ったアンケートを実施しました。実際の業務の中でどれだけ時間削減につながるか、運用面での課題はないかを丁寧に確認したうえで、本格導入に踏み切りました。

議事録作成時間を55.2％削減

導入効果は、数字にはっきりと表れています。導入検討の実証実験において「従来の方法で議事録を作成した場合に要する時間」と「『ScribeAssist』を利用して作成した時間」を比較したところ、26件の利用実績で合計157時間50分もの作業時間を削減でき、削減率は55.2％にのぼりました。1件あたりの平均作業時間も、11.01時間から4.94時間へ、平均6.07時間の短縮です。

利用者アンケートでも、「議事録作成業務の負担が軽減された」と答えた職員が39件中31件、実に79％を占めています。会議録作成にともなう残業の削減や、他の業務に時間を充てられるようになったなどの効果も確認できました。
現場からは「ゼロから文字起こしを行う場合と比較して事務負担が大幅に軽減された」「専門用語が多い会議でも、修正は必要だが手作業でのテープ起こしと比較すると雲泥の差である」といった声が多く寄せられています。

会議そのものに集中できるように

時間削減だけでなく、業務の質にも変化がありました。以前は会議中に発言内容のメモを取ることを優先せざるを得ませんでしたが、「ScribeAssist」が自動で記録してくれるようになったことで、議論そのものに集中できるようになりました。
また、「ScribeAssist」上で音声と発言内容を素早く確認できるようになったことも、会議後の確認作業や情報共有の効率化につながっています。
利用者の84％が「今後も利用したい」と回答しており、現場のニーズに合ったツールであることも見えてきました。

庁内のさまざまな場面で活用が広がる

現在では、庁内の各種会議をはじめ、審議会・協議会、研修、内部打ち合わせなど幅広い場面で「ScribeAssist」を活用しています。2026年1～6月の半年間、多岐にわたる部署で約100回の利用があり、議事録作成の省力化・効率化を実現するツールとして庁内にしっかりと定着しています。職員が日常的に活用するツールとして、継続的な利用の促進を図っていきたいと考えています。