株式会社T&Dホールディングス

重要会議の議事録作成の負荷と共有遅延が課題に

取締役会を年間16回、経営執行会議を年間50回程度開催しており、その都度議事録を作成しています。導入前は、会議の録音データを担当者が聞き、Wordなどを用いて一から手作業で文字起こしを行っていました。

取締役会や経営執行会議などの重要な会議では、発言内容を正確に記録する必要があります。そのため、音声の再生・停止・巻き戻しを繰り返しながら議事録を作成する必要があり、取締役会では1件あたり約8時間、経営執行会議では1件あたり約5時間を要するなど、大きな負担となっていました。

会議開催が集中する時期には議事録作成業務も重なり、事務局業務の負荷増加や会議内容の共有に時間がかかることが課題でした。コーポレートガバナンスの充実が求められる中、重要会議における議事録作成の早期化・効率化は、当社にとって重要な検討事項となっていました。

編集機能とテキスト・音声の連動性が導入の決め手に

議事録作成支援システムの導入検討にあたり重視したポイントは、音声認識機能そのものに加え、実際の議事録作成業務を効率化できる編集機能です。「ScribeAssist」は、音声と認識結果のテキストが発言ごとに紐づいているため、発言内容を効率的に確認・修正できます。また、多くの自治体・企業での導入実績を有している点や、トライアルを通じて十分な実用性を確認できた点も、導入の決め手となりました。

重要会議の議事録作成で「ScribeAssist」を活用

現在は主に取締役会や経営執行会議など、重要会議における議事録作成業務で「ScribeAssist」を活用しています。会議事務局の担当者を中心に利用しており、音声認識がテキスト化した内容をもとに編集する運用へと移行しました。会議が集中する時期においても、一定の品質を維持しながら効率的に議事録を作成できる点を高く評価しています。

文字起こし時間がほぼ半減し、年間200時間超を削減

「ScribeAssist」の導入により、文字起こし作業の効率が大幅に向上しました。取締役会では1件あたり約8時間から約4時間へ、経営執行会議では約5時間から約2.5時間へと文字起こし作業時間を概ね半減し、年間では200時間を超える作業時間の削減につながる見込みです。会議事務局担当者の負荷軽減に大きく寄与しており、「ゼロから文字起こしを行う必要がなくなった」「音声とテキストを連動して確認できるため修正作業が効率的である」「議事録作成に伴う負担が軽減された」といった声が寄せられています。

また、作業品質の標準化にもつながっており、議事録作成業務の属人化を抑制するとともに、会議運営全体の効率化にも貢献しています。

これらの結果、経営上の議論や意思決定内容を関係者へ迅速かつ正確に共有できる体制の構築にもつながりました。

生成AI活用への今後の期待

今後は、生成AI技術のさらなる進展を見据え、論点整理などの機能も活用していきたいです。議事録作成業務だけでなく、会議運営全体の高度化にもつながることを期待しています。