さわやか信用金庫

週に複数回開催される役員会議で、日常的に議事録作成業務が発生

以前は、会議中にボイスレコーダーなどで録音した音声を、会議終了後に聞き返しながら一言一句漏らさず手作業で文字起こしし、議事録を作成していました。役員会議や各種委員会など、議事録が必要な会議体ごとに1名ずつ事務局職員が担当につく体制で、議事録作成そのものがメイン業務のようになってしまっていました。

「オフラインで使えること」が必須条件

社内のDX推進委員会で、議事録作成に多大な工数がかかっている実態が問題視されていたこともあり、音声認識を活用した議事録作成システムの導入を検討しはじめました。金融機関は業務上、閉ざされたネットワーク環境での運用が求められますが、市場に存在する多くの議事録作成システムがクラウド型でした。そんな中、オフラインで利用できる「ScribeAssist」の存在を知り、同業の信用金庫での実際の使用状況や成果を確認できたことから、トライアルを実施することにしました。

決め手は「同業での実績」と「精度」、そして手厚いサポート

トライアルでは、実際の会議で数回テストを行い、音声認識精度の高さを確認しました。また、トライアル中のサポートが非常に手厚かったことも後押しとなり、導入を決定しました。振り返ると、導入した2019年当時はまだ音声認識ツールがスタンダードではなく、信用金庫業界の中でも比較的先行した導入だったと記憶しています。

文字起こし時間が3~4割減、巻き戻す作業からの解放

導入後、ボイスレコーダーで録音した音声を聞き返す必要がなくなり、自動で文字起こしされた内容を修正するだけで済むようになりました。体感としては従来の作業時間の3~4割程度を削減できています。その結果、議事録作成が効率化され、精神的な余裕を持って取り組めるようになったと感じています。

録音ボタンを押すだけのシンプルな使い方が現場でも好評

現在は2ライセンス契約しており、1つは役員会議専用として設置、もう1つは空き状況を確認しながら利用者が各自で予約し、任意の会議室で使用する形で柔軟に運用しています。最低限の基本操作だけに絞った手順書を作成したことで、機器にぶら下げてある手順書を見ながら、ほとんどの職員が説明なしに使えています。他の機能は今後段階的に活用を進めていく方針です。

認識精度を支えるオーディオテクニカ社のグースネックマイク
「ATUCシリーズ」

「ScribeAssist」の効果を最大限に引き出す上で欠かせなかったのが、会議用マイクでした。導入当初は小型のマイクを利用していたため認識精度が悪く、修正の手間が大きいという指摘が上がっていました。そこで会議室の規模に合った高精度なマイクを探し、「ScribeAssist」との連携実績が多いオーディオテクニカ社のグースネックマイク「ATUCシリーズ」を導入しました。
当金庫は複数の会議室で議事録作成が必要な会議が開催されるため、持ち運んで使えることが条件でした。会議室によっては拡声用のスピーカー設備が整っていなかったため、拡声機能を兼ね備えている点も選定の決め手になりました。「ATUCシリーズ」を導入してからは音声認識精度が大きく向上し、マイク選びの重要さを実感しています。

オーディオテクニカ社の公式サイトには、
さわやか信用金庫様事例インタビューも掲載

詳しくはこちら：
www.audio-technica.co.jp/proaudio/case-studies/sawayaka-shinkin/

ATUCシリーズの製品詳細：
www.audio-technica.co.jp/proaudio/sc/ATUC/

今後は気軽に使える会議ツールとして全社展開

今後は、役員会議のような議事録が必須の会議に限らずさまざまな会議で活用し、議論の内容を共有しながら、質の高い情報収集や業務改善につなげたいと考えています。
オフラインでセキュリティを担保しながら議事録作成業務を効率化できるという点は、金融機関にとって非常に価値があります。信用金庫では他金庫の導入実績が重視される傾向が強いと感じていますが、当金庫の事例が一つのきっかけとなり、同じ課題を持つ皆様にも参考にしていただければと思います。