東京都 練馬区役所

録音を聞きながらの手動文字起こしが、大きな負担に

練馬区役所では、会議をICレコーダーで録音し、後から聞き直しながら手動で文字起こしする方法で議事録を作成していました。この作業は担当職員にとって時間的な負担が大きく、日々の業務を圧迫する要因となっていました。

こうした背景から、DX推進による業務効率化の観点でAI議事録ツールの導入ニーズを把握するため庁内アンケートを実施したところ、回答のあった課のうち、ほとんどの係が導入を希望していることが明らかとなり、導入検討が本格的に進みはじめました。

実績、サポート体制、柔軟な運用性が導入の決め手に

議事録作成ツールの導入にあたっては、都内の自治体への豊富な導入実績に加え、導入後の説明会実施など、現場の要望に応じた手厚いフォロー体制が整っている点を評価しました。また、利用シーンに応じてLGWAN対応のクラウド型「ProVoXT」とスタンドアローン型「ScribeAssist」を使い分けられる柔軟性も、導入の決め手となりました。

全職員があらゆる会議でAI議事録ツールを活用できる体制を構築

「ProVoXT」は職員がいつでも自由に利用できるよう、アカウントをすべての職員に配布しました。一方、「ScribeAssist」は20〜30名規模の会議に対応できるように集音マイクを複数台導入し、リアルタイムの文字起こしやイベントでの字幕表示にも活用できる環境を整えています。クラウド型とスタンドアローン型のAI議事録ツールを柔軟に使い分けることで、日常的な打合せから大規模な会議まで幅広いシーンに対応しています。

全庁展開に向け、DX部門とメーカーが伴走

導入後は、庁内のDX部門とメーカーが連携し、全庁でのAI議事録ツール活用定着を目指して取り組みを続けています。