株式会社ヒラノテクシード

会議開催時は常に議事録作業に追われていた

会議中は担当者がPCでメモを取り、終了後にメモをもとに議事録を作成していました。出席者の発言を正確に記録するために録音を併用することもありましたが、文字起こしはすべて手作業のため、1件あたり数時間かかることも珍しくありませんでした。

加えて、複数の事務局を兼務していたため、取締役会等の定例会議・社内打ち合わせを合わせると、月間では相当な時間を議事録対応に費やしていました。出席者からの修正依頼があった場合には録音を聞き直す作業が重なり、他の業務に手が回りにくい状況でした。

話者識別と認識精度の高さが導入の決め手に

議事録作成の効率化を検討する中で「ScribeAssist」の存在を知り、比較検討を行いました。特に重視したのは、①話者識別機能、②音声認識の精度の高さの2点です。この他にも、氏名や専門用語を単語登録できる点、言い淀み（フィラー）の自動削除機能、AI要約機能なども評価しました。

また、事前に議題を設定しておくことで文字起こしを議題ごとに整理できる点や、重要な発言にマークを付けておくことで後から確認しやすくなる点も、実務での使い勝手が良いと判断しました。さらに、スタンドアローン型（他システムとのデータ連携のない独立したシステム）であるため、情報セキュリティリスクを低減できる点も評価し、これらを総合的に判断して導入を決定しました。

月間作業時間が6割以下に短縮され、本来の業務へ

「ScribeAssist」の導入後、従来は1件あたり数時間を要していた文字起こし・議事録作成にかかる時間が大幅に短縮されました。取締役会等の定例会議を含めた月間トータルでは、体感で6割以下の時間になっています。AIによる初稿の自動作成により、内容の確認・修正に集中できるようになりました。

出席者からの修正依頼への対応も、該当箇所をすぐに確認できるようになり、以前のように録音を何度も聞き直す手間が大幅に減りました。事務局業務全体の負担が軽減されたことで、担当者が本来注力すべき業務により多くの時間を充てられるようになっています。

取締役会から社内打合せまで幅広いシーンで活用

現在は主に、10数名規模のハイブリッド形式の会議で活用しています。複数の出席者が発言する会議を中心に利用しており、発言内容の把握や議事録作成に役立てています。発言がその場でテキスト化されることで内容が可視化され、後から確認しやすくなった点は現場でも特に好評です。