社会福祉法人 埼玉県社会福祉事業団

ICレコーダーの手作業による文字起こしが担当者の負担に

会議の記録はICレコーダーで録音し、終了後に担当者が音声を聞き返しながら手作業で文字起こしを行っていました。

月に数回行われる会議に対して、録音データの確認・文字起こし・表現の整理にまとまった時間を費やす状況が続いていました。特に長時間の会議では聞き直しが何度も必要となり、他の業務を圧迫することもありました。発言者の特定や専門用語の確認にも手間がかかり、担当者の負担と議事録完成までの工数が課題となっていました。

発言者識別精度の高さと運用面の安心感が決め手に

「ScribeAssist」を知ったきっかけは、業務効率化ツールを調べていた際に導入事例を目にしたことでした。議事録作成の負担軽減に役立つと感じ、複数の製品と比較検討を進める中で、機能面や使いやすさが自組織のニーズに合致していると判断し、導入を検討しはじめました。

比較検討において特に評価したのが、発言者の識別精度の安定性です。会議の記録を後から確認する際の負担を軽減できると感じ、日常業務にも取り入れやすいと判断しました。総合的な運用面での安心感が、最終的な選定の決め手となりました。

自動文字起こしで聞き直し作業が大幅に減少

導入後は、音声の自動文字起こしにより聞き直し回数が減り、担当者の作業負担が軽減されました。導入当初は発言者の識別精度が安定しない場面もありましたが、その後精度が向上したことで修正作業も減少し、会議終了後から議事録公開までにかかる時間が大きく短縮されました。

自動で文字化されることで確認作業がスムーズになり、担当者が議事録作成以外の業務に集中できる環境が整ってきました。

会議後の情報共有がスムーズになり後続業務も効率化

会議内容をすぐに共有できるようになったことで、情報整理や後続業務の対応がしやすくなりました。必要な部分をすぐに確認できるため、資料作成や次回の議題整理の際に作業の方向性を掴みやすくなったという声も上がっています。

担当者の声

議事録作成にかかる時間が短縮されただけでなく、全体的な業務の進めやすさが向上したと感じています。大きな負荷軽減というより、日々の業務を落ち着いて進めるための基盤として役立っている点が、現場でのメリットとして受け止められています。