千葉県 鎌ケ谷市役所

手作業による議事録作成が大きな負担に

庁内の会議や打ち合わせでは、ICレコーダーで録音した音声をもとに、職員が会議後に手作業で文字起こしをしていました。議事録は正確かつ迅速に共有する必要があります。そのため、特に長時間の会議では、ICレコーダーを何度も聞き返しながら確認しており、業務時間外にまで作業が及ぶこともありました。他の業務も並行して進める中で、議事録作成は職員にとって大きな負担でした。年間では約80件の会議があり、合計で300時間ほどを議事録作成に費やしていました。

セキュリティと利便性を両立できた点が決め手

導入を検討した際、すでに全国400以上の自治体での導入実績があったことは大きな安心材料でした。また、クラウド型ではなくスタンドアローン型で、個人情報漏洩の心配がない点も評価しました。その上で比較的安価な料金体系だったことも後押しとなり、実証実験の上、導入を決定しました。

自動文字起こしで、作業の中心が「確認」に

「ScribeAssist」を導入したことで、年間約300時間かかっていた議事録作成が、体感として50％ほど軽減されました。声紋情報をもとに話者を識別した上で自動で文字起こしをしてくれるので、職員の作業は見直しが中心になります。ICレコーダーを聞き返す時間が大幅に減ったのは、本当に助かっています。

マイクシステムを併用することで、音声認識率は約90％と非常に高くなりました。声が小さい方の発言もしっかり拾ってくれるので、実際の会議運営でも安心感があります。リアルタイムで編集できる点も、会議後に確認時間が取れない場合には非常に便利だと感じました。

ろう・難聴者に配慮した業務環境づくりにも

議事録作成だけでなく、ろう・難聴の職員の日常業務にも活用しています。リアルタイムで音声認識してくれるので、重要な会議はもちろん、日々の業務上のコミュニケーションにも役立っています。誰もが働きやすい環境づくりという点でも、導入効果を感じています。

スタンドアローン要約機能で、活用の幅が広がった

2025年度のアップデートで、インターネット接続不要のスタンドアローン要約機能が追加され、データ漏洩の心配なく自動要約できるようになりました。セキュリティを重視する業務でも、より安心して活用でき、利便性がさらに高まったと実感しています。

併せて、音声認識を止めずに単語登録ができるなど、実務に即した機能が充実している点も評価していますし、課題が生じた際にサポートが迅速に対応してくださるのは心強いです。議事録作成の負担が確実に軽減されたことで、職員が本来注力すべき業務に時間を充てられるようになり、今後も住民サービスのさらなる向上につながっていくことを期待しています。