山梨県 都留市役所

議事録の作成に丸1日かかり、正確性は人に依存していた

これまで、議事録はすべて手作業で作成していました。発言量が多く、専門的な内容も含まれるため、正確に記録するには担当者の集中力と労力が必要で、1件につき約6時間、つまり丸1日かかることもありました。月に複数回の会議がある場合もあり、担当者の負担は非常に大きく、業務の効率化が急務となっていました。また、記録の正確性は記録者のメモに依存していたため、客観性を保つのが難しいという課題も抱えていました。

議事録作成時間が半減し、正確性も向上

2025年6月に「ScribeAssist」のトライアルを実施した結果、自動で文字起こしされるため、職員は修正・校正に集中できるようになり、作業効率が大幅に向上しました。利用者アンケートを通じて効果を検証したところ、「議事録作成にかかる時間が従来の6時間から2～3時間に短縮された」との声も寄せられました。業務の効率化だけでなく、記録の正確性を担保するうえでも十分な効果があると判断し、「ScribeAssist」の導入を決定しました。今後は操作研修や事前指導を通じて職員の理解度をさらに高め、導入効果を最大化していきたいと考えています。

議事録形式で出力できるAI要約機能も活用

現場からは「メモを取りながら使うことで、さらに時間短縮になる」「耳で聞きながら文字起こしするのは大変だが、自動でテキスト化されていると修正だけで済むので楽」「自動で概要・決定事項・ネクストアクションが抽出されるので、要約議事録として非常に優れている」といった声が上がっており、実務に即した効果を実感しています。