小林製薬株式会社

議事録作成にかかる大きな負担

当社では、部署や会議体によって異なりますが、必要に応じて議事録を作成しています。例えば製造部門では、月に1回ほど1日かけて製造本部会という会議を実施しています。そこでは、会議の進行と議事録作成を担当する人員が必要ですが、進行しながらメモも取るというのは難しく、2人で分担して行っていました。会議後の議事録の作成には会議と同じから倍ぐらいの時間がかかっており、大きな負担でした。また、役員が参加する重要な会議では、録音した音声から全ての発言を文字起こしする必要があり、議事録の作成にも、それを見返す際にも大きな労力がかかっていました。

インターネット接続なしで使える点が決め手

会議に関する課題を解決する手段として、いくつかの音声認識サービスを比較検討しました。一番の導入目的であった会議体では、セキュリティの関係で録音データをインターネットにアップロードすることができず、その点をクリアするサービスはなかなかありませんでした。その中でインターネット接続なしでも文字起こしできる「ScribeAssist」が当社に一番適していると判断し、導入を決定しました。

いつでも文字で見返せるという安心感

導入から3ヶ月後に行ったアンケートでは、これまで1日かけていた取材の文字起こしが半分の時間で終わるようになったという回答がありました。一方、社内の会議では、話し言葉で、かつ内容も整理されているわけではないため、文字起こし結果をそのまま議事録として使うことはできず、議事録作成時間が大きく減ってはいません。しかし、何も意識せずに文字として残っていることが非常に大きく、いつでも見返すことができるという安心感は非常に大きなメリットです。音声の場合、聞き返さないと内容が分かりませんが、文字化された内容を見るだけで大枠が把握でき、聞き返したい箇所をピンポイント再生できるのも便利です。また、こんなに無駄な話をしていたんだというのが視覚的に分かるというのも思わぬ効果でした。

議事録作成のためにメモを取るのに集中してしまうと、共有されている画面をあまり見られなかったり聞き逃したりしてしまうことも多かったのですが、「ScribeAssist」のおかげで会議に集中できるようになり、会議の進行もしやすくなりました。

体感8〜9割の認識精度で、他社サービスよりも満足

現在は、「ScribeAssist」を標準文字起こしツールとして社内のポータルサイトで公開しており、ほとんどの部署で活用できる体制になっています。

認識精度は体感としては8〜9割ぐらいあり、他社サービスと比較して認識率が高く満足しています。また、定例会議ではファシリテーションモードを活用し、テンプレート機能で会議の準備時間を削減するとともに、会議中に簡単にメモを残せるので活用しています。

AI要約機能で漏れなく要点が自動でまとまる

まだ限定的ではありますが、文字起こし結果を自動要約するAI要約機能の活用も開始しました。ワンクリックでほとんど漏れなく要点をまとめてくれるので、満足度はかなり高いです。インターネットにアップロードできる会議体のみという制限はありますが、便利な機能なのでいずれ全社に展開していく予定です。