株式会社十勝毎日新聞社

他の業務を圧迫していた「文字起こし業務」

各種会議の議事録作成は、これまでは会議の様子を録音したボイスレコーダーを聞きながら文字起こしをしていたため、内容によっては半日以上かかることもありました。DXの導入を推進し、よりスピーディな業務が求められる中、文字起こし作業は他の業務遂行を圧迫することもあり、時間のかかるルーティーンとして担当者の生産性を低下させる一因でした。

また編集局では、コロナ禍によってオンライン会議やオンライン取材などが増え、ボイスレコーダーで録音する機会が増加していました。

さらに当社では、新聞紙（夕刊紙）だけでなく、電子版でもニュースを報じているため、取材～記事出稿までの時間が短くなっており、取材した内容を素早く的確に記事化するニーズが高まっていました。

認識精度と機密性を重視し、選定

AI音声認識サービスの選定において重視した点は、認識精度と機密性の高さです。「ScribeAssist」は外部のネットワークに接続することなく、PC内で議事録作成を完結させられるため、取締役会などの重要な会議でも安心して利用できると考えました。

また最近は在宅勤務が増加しているため、出社することなく使用できる点も重要でした。

安全性と料金面を重視して検討

機密情報が含まれる会議もあるため、オンプレミス型のサービスであることを重視しました。編集局では、文字起こしソフトを使用したいという要望もあり、編集局以外にも、いくつかのソフトを試用して比較している部署はありました。しかし、取材内容には、記事として表に出る部分だけではなく、個人情報など秘匿性の高い情報が含まれることもあります。情報漏洩などのリスクを鑑み、やはりクラウド型ではなく、オンプレミス型のサービスであることを優先すべきと考えました。

他社のオンプレミス型サービスは、文字起こしのためのサーバーを立ててシステムを構築するなど大規模なものが多く、費用も数十万から百万単位になるものばかりでした。「ScribeAssist」は月額定額制のサブスクリプションモデルで、安価に利用できるため、導入を決定しました。

トライアル時に認識率94％を達成。サービスの特性を活かして運用を工夫

トライアルで「ScribeAssist」を何度か使用し、文字起こしの誤認識率を調査しました。最初に実施したオンライン会議から誤認識率は6%しかなく、議事録作成の担当者から非常に感謝されました。会議が終わった時点で既に文字化されてるため、議事録作成時間は従来の半分以下になりました。

色々な環境でトライアルを実施し、オンライン会議のように一人ひとりがはっきりと発声するときは誤認識率が下がり、くだけた雰囲気で発声が明瞭でないときは誤認識率が上がること、周囲の雑音が誤認識率を上げることなどが分かり、録音環境次第で認識率を上げられると理解しました。

取材時はボイスレコーダーで録音し、録音データを取り込むことで誤認識率を下げるようにしました。

ライセンス数やタイプは運用状況を見ながら臨機応変に変えていく

まずは2ライセンスをUSBキー構成で購入しました。1つは編集局専用として、取材時の録音データを取り込む専用のPCを用意し、記者フロアに配置しました。もう1つは全社貸し出し用PCにインストールしています。

あくまで導入初期の暫定運用方法でありますが、現在時点で各部門からは良い評価を得られています。
適宜運用の見直しを行い、ライセンスの追加やクラウドを使ったライセンス制御の試用なども検討したいと考えています。

※「ScribeAssist」は3タイプのライセンス形式から運用に適したものを選ぶことができます。いずれも費用は変わりません。

利用部門担当の声

（議事録担当者）「一つの発言内容に発言者を紐付けしたときに、同一発言者の他の発言内容にも紐付けがされるところがいいです。会議のときは一人の発言がいくつもの発言内容に分かれるので、とても便利です。定例会議は出席者が決まっているので、テンプレートで出席者を登録しておけるのも手間が省けて便利です。」

（記者）「録音データの取り込みはボイスレコーダーのデータをドラッグ＆ドロップで指定できるので大変便利です。音声認識が全て完了するまでは、関連事項を先に調べたりしています。文字起こしした内容を一覧で見ることができ、分かりやすいところも良いと思います。たくさんの機能があるので、いろいろ試してみたいです。」