会議の議事録作成は非常に重要な業務の1つです。しかしながら、会議のたびに議事録を作るのが面倒だという方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、テープ起こし業者の議事録作成サービスを紹介します。

議事録作成のメリットとは？

会議や打ち合わせの内容などを記録した文書のことを、「議事録」と呼びます。会社では、各部門やプロジェクトチームごとに、さまざまな会議が頻繁に行われています。終了後には担当者が議事録を作成し、会議の内容を知っておくべ人たちに配布します。

議事録が作成される目的はいくつかあります。会議の出席者が、後日あらためて内容を確認したい場合に便利ですし、出席できなかった人が情報共有を目的に読んでおきたいという場合もあります。また、会議に出席していない上司などへ報告書的な意味合いで提出することもあるでしょう。さらに、誰がどんな発言をしたかが全て記されているため、何かトラブルが生じた際の証拠資料としても役に立ちます。このような理由から、会社で会議が行われた際に議事録を作成するのは必須と言っても良いでしょう。

会議を音声録音してプロに依頼

会議は短くても1時間程度はかかりますから、話し合った内容を正確に文書に書き起こすためには、何らかの形で記録しておく必要があります。会議の際に速記を依頼する、音声を録音する、会議の様子を録画する、おのおのの出席者あるいは代表者がメモをとるなどの方法が考えられます。

利便性や料金などいろいろな面から比較すると、やはり一番良いのは「録音反訳」でしょう。録音反訳とは、会議の音声をICレコーダーで録音し、それを元にテープ起こしのプロが文字に書き起こす方法です。もちろん、社内の人間が文字起こしをすることも可能ではあります。しかし、録音音声を頼りに議事録を作成するのは、テープ起こしに慣れていない人にとってはかなり骨が折れる作業です。

社内の人間が本来やるべき仕事を中断し、何時間もかけてテープ起こしをすることを考えれば、たとえ費用が発生するとしてもテープ起こし業者に依頼してしまったほうがずっと効率的と言えるでしょう。
また、テープ起こしに関するスキルを持っていない人が音声を元に議事録を作成した場合、聞き漏らしや聞き間違いなどが発生して正確性が欠けてしまう危険性があります。プロに依頼をした方が、クオリティーの高い正確な議事録に仕上げられるため安心です。

仕上げ方や納品スピードなども選べます

なお、テープ起こしの仕上げ方にはいくつかの種類があります。聞こえた音声をそのまま文字に起こす「素起こし」、余分な音声を取り除いて読みやすくする「ケバ取り」、話し言葉を書き言葉に修正して「ですます調」に整える「整文」、要約などを行い議事録として完璧な形に仕上げる「議事録作成」などに分かれています。議事録の目的や用途、さらに料金など、クライアント側の都合に合わせて好きな仕上げ方を選ぶことができるのです。

なお、業者によって差異はありますが、大体60分テープの文字起こしを中3～6日で仕上げるケースがスタンダードです。もし急いで仕上げてほしいという場合は、料金が上乗せされる特急仕上げコースを選択すれば短期間での納品が可能です。また逆に、日数がかかってもいいからできるだけ低料金で対応してほしいというのならば、仕上がりまでの期間に余裕を持たせているコースを選択し、通常よりも料金を安く抑えることも可能です。

特殊なケースでも、一度業者に相談してみましょう

なお、会議によっては議論する内容が専門的であり、普段聞きなれない単語が飛び交っているような場合もあるでしょう。そんな時は業者に依頼するのをためらい、自社で対応しようとするケースが多いかもしれません。しかし、録音した音声データとともに専門用語の参考資料を業者に渡せば対応が可能な場合もあります。

また、出席者に外国人が多い時など、会議が外国語で行わるケースもあるでしょう。社内で議事録を作成しようとすると、文字起こしをした上で翻訳も行わなければならないため、非常に時間がかかります。テープ起こし業者の中には、外国語の文字起こしを得意としている所もありますから、信頼のおける業者を探して依頼してみると良いでしょう。

終わりに

議事録作成を社内で行おうとせずにプロの業者に任せることで、仕上がりのクオリティー向上が期待できます。また、通常業務に集中できるため業務効率が改善し、残業時間短縮などにもつながるでしょう。現在、議事録作成に手間がかかっていてお困りの方は、テープ起こし業者に依頼をしてみてはいかがでしょうか？